Control interno de cuentas por cobrar

CONTROL INTERNO DE CUENTAS POR COBRAR
Estos documentos deben ser aprobados por un funcionario capaz, antes de aceptarlos, variarlos, renovarlos o darlos de baja.
Estos documentos deben ser registrados detalladamente.
Conciliar, cuando menos una vezal mes, el auxiliar con la cuenta control.
Registrar el descuento de documentos.
Revisar periódicamente los pagos vencidos.
El control internosobre las cuentas por cobrar se ve fortalecido por una división de funciones, de manera que los diferentes departamentos o individuos son responsables por:
* Control de los pedidos de los clientes
* La aprobación del crédito
* La entrega de mercancía
* La función del despacho
* La función de facturación
* La verificación de la factura
* El manejo de cuentas control
*El manejo de los libros mayores de los clientes
* La aprobación de las devoluciones y las rebajas en ventas
* la autorización de castigos en cuentas incobrables

Entre las medidas de control interno de las cuentas por cobrar están las siguientes:

* El total de las cuentas individuales debe ser conciliado periódicamente con la cuenta control en el mayor general, con el objetivo deverificar la conexión aritmética.
* La antigüedad de los saldos debe ser revisada periódicamente por un empleado; esta labor es independiente de las funciones relativas a cuentas por cobrar o a la recepción de efectivo.
* Los estados de cuentas deben ser enviados con regularidad a todos los deudores, con el objetivo de capacitar al deudor para reportar discrepancias. Las excepciones en elenvió de estados de cuentas permite usar estas cuentas para esconder sustracciones.
* Los estados de cuentas deben ser cotejados independientemente con el auxiliar y enviados por correo sin que la persona que lleva el auxiliar o el cajero tengan acceso a ellos; esto permite asegurarse de que el estado de cuenta coincida con la cuenta y que no sea interceptado por aquéllos que están en lospuestos que les permite sustraer efectivo o esconder la sustracción del mismo.
* Otro funcionario, a parte del cajero, encargado de crédito o empleado responsable del auxiliar de cuentas por cobrar, deben cargarse de aclarar todos los partidos sujetos a controversia y confirmar saldos ocasionales; con el objetivo de disminuir las posibilidades de sustracción por parte del cajero, encargado decrédito o empleado responsable del auxiliar de cuentas por cobrar, al cerciorarse de que todas las cuentas, especialmente aquéllas no conciliadas, reciban atención independiente.
* Las notas de crédito deben estar numeradas progresivamente, controladas totalmente y autorizadas por una persona responsable que no tenga acceso al efectivo.
* Las labores del encargado del auxiliar de cuentas porcobrar deben ser independientes de todas las funciones de efectivo, verificación de las facturas y notas de crédito, verificación de los totales de ventas y otros créditos, pases a cuentas de control y autorización de bajar cuentas de cobros dudosos; con el objetivo de separar las funciones de registros de cuentas por cobrar respecto de las de caja, preparar fuentes de contabilización y control detotales y de bajos y ajustes que reducen la ocultación de sustracciones de efectivo.
* Si hay más de un empleado encargado del auxiliar de cuentas por cobrar, cambiarlo de sección de responsabilidad de cuando en cuando, con el objetivo de que la rotación de la responsabilidad proporcione la verificación de un empleado a otro.
* El funcionario responsable de la cobranza no debeestar relacionado con los encargados del auxiliar de cuentas por cobrar.
* Esto es con el objetivo de que el funcionario sirva como control del trabajo del encargado del auxiliar de cuentas por cobrar y del cajero.
* Emplear controles aplicables a casos especiales, con el objetivo de que cuando cualquiera de los controles anteriores sea inaplicable, se deben buscar métodos sustitutivos, de acuerdo...