Control interno de ong's

Los Controles Internos en las ONG’s.

Como en toda actividad empresarial, los controles internos deben ser establecidos en forma clara y precisa para evitar errores en su interpretación y aplicación. En algunas ONG’s, los procedimientos internos y sus reglamentos permiten ejercer un mejor control sobre los recursos institucionales promoviendo la eficiencia de las operaciones y asegurando elcumplimiento de las políticas administrativas.

Los reglamentos más utilizados para aplicar el control interno en las ONG’s, tienen que ver con los movimientos de Caja y Bancos, de los fondos de Caja Chica, de Anticipos a Proveedores y el de Compras y Adquisiciones.

I. Control interno de caja y bancos

1. Aspectos contables:

Según la política administrativa y contable aplicada en variasONG’s, los siguientes mecanismos de control interno, deben ser aplicados obligatoriamente en su institución para asegurar un control contable y financiero eficiente:

▪ Todas las operaciones que se efectúen por Caja, se realizarán teniendo en consideración el Plan de Cuentas Institucional.

▪ El Departamento de Contabilidad cuando realice modificaciones, aperturas o eliminación de cuentas del PanGeneral de Cuentas, debe comunicar inmediatamente al Tesorero o a la persona responsable de Caja.

▪ El Cajero contabilizará diariamente todos los documentos que impliquen un ingreso o salida de dinero, los cuales deben estar debidamente sustentados con documentos que reúnan los requisitos fiscales y tributarios así como, las autorizaciones de los funcionarios del Programa o Proyectoespecífico.

▪ El Departamento de Contabilidad autoriza todos los documentos en señal de conformidad con la documentación sustentatoria.

▪ Ningún documento será pagado y registrado por Caja, si no cuenta con la autorización del Departamento de Contabilidad, previo chequeo y/o verificación del saldo presupuestario, salvo aquellos que se originen por las liquidaciones de remuneraciones y BeneficiosSociales, que competen al Departamento de Administración o de Personal, si lo hubiere.

▪ Al efectuar el pago de alguna obligación derivada por prestación de servicios personales, el Cajero está en la obligación de deducir los impuestos que causare este pago y que deberán ser consignados en el Departamento de Contabilidad al momento de autorizar el pago, esto quiere decir que el Departamento deContabilidad ordenará al Cajero el importe que deberá retener por impuestos.

▪ Todas las obligaciones a ser canceladas por Caja deben estar debidamente autorizadas por el Director Ejecutivo y el Administrador, o alguna persona de reemplazo en caso de ausencia de alguno de ellos.
▪ Todos los cheques emitidos deben necesariamente ser firmados por mínimo dos personas, una de ellas seráobligatoriamente la del Director Ejecutivo y la otra podrá ser del Administrador, Tesorero o algún miembro del Consejo Directivo, asignado en Asamblea de Socios.

▪ Toda la documentación relativa a anticipos de remuneraciones, préstamos personales y otros pagos al personal que estén directamente relacionado con las remuneraciones, deben contar necesariamente con el Visto Bueno del Director Ejecutivo.2. Aspectos administrativos:

a) Ingresos de caja:

Todos los comprobantes de ingresos deben ser pre-numerados en original y dos copias, el original será archivado con el recibo de ingreso de caja, la primera copia será archivada en el control de documentos de cada Programa o Proyecto afectado y la segunda copia será entregada al depositante en ese instante.

Todos los cheques que sereciban deben ser girados a nombre institucional.
No se aceptarán cheques posfechados.
Todo cheque ingresado por caja debe ser inmediatamente cruzado y endosado mediante una leyenda que explique a qué cuenta será depositado, de qué Banco y el nombre del titular de la cuenta.

No se permitirá al Cajero recibir dinero o valores en custodia, que no hayan sido previamente autorizados por el...