Control Interno Operacional

Unidad 1. Sistemas

1.1 INTRODUCCIÓN

Para obtener una base sólida del conocimiento administrativo y de la importancia que tiene éste en cualquier organización, es fundamental considerar a la empresa como un sistema que se interrelaciona y es interdependiente con su medio. De esta manera, se pretenden involucrar los conceptos de los subsistemas que componen y forman parte de la empresa y larelación que tienen en el contexto empresarial, buscando siempre el logro de los objetivos establecidos.

1.2 DEFINICIÓN DE SISTEMA

Puede definirse como un conjunto de diversos elementos, mismos que se encuentran interrelacionados. Nótese que el punto clave de un sistema está constituido por las relaciones entre los diversos elementos del mismo. Puede existir un conjunto de objetos; pero siéstos no están relacionados de alguna manera, entonces no constituyen un sistema. Algunas veces las conexiones entre los diversos electos no son evidentes o apreciables a primera vista y es por ello que frecuentemente no se consideran como un sistema algunos elementos que, aparentemente, se encuentran dispersos o que no aparecen directamente conectados. Con cierta frecuencia, es este el caso de loselementos materiales, técnicos y humanos de una organización. Gran parte de los esfuerzos de la ciencia están precisamente dedicados a descubrir las relaciones entre diferentes fenómenos, a fin de establecer sistemas que permitan no solo explicar el universo sino, lo que resulta más importante, predecir y, por tanto, impedir o facilitar la aparición de ciertos fenómenos.

1.3 Sistemasdeterminísticos y sistemas probabilísticos

Es prudente clasificar los sistemas en dos grandes grupos: determinísticos y probabilísticos. Los primeros son aquellos cuyo funcionamiento puede predecirse con toda certeza, mientras en los últimos existe incertidumbre al respecto. La misma afirmación es válida con referencia al funcionamiento pasado. El tamaño o la complejidad del sistema no implican,necesariamente, determinismo o probabilidad. El sistema solar, para efectos prácticos, constituye un sistema determinístico pues se puede anticipar, con muchos siglos su comportamiento. Por otro lado, una amiba representa un sistema probabilístico pues no puede anticiparse con precisión el derrotero que seguirá dentro de una gota de agua. Las organizaciones son sistemas probabilísticos, aunque existenvertiginosas fuerzas internas que tienden a convertirlos en determinísticos (por ejemplo, procedimientos, reglamentos y, en resumen, el aparato burocrático). Frecuentemente los mismos miembros de una organización consideran esta como un sistema determinístico, cosa que puede conducir a decisiones equivocadas. Las organizaciones se encuentran, igualmente, en su medio circundante probabilístico. Puededecirse que la incertidumbre permea todas las actividades de la organización, aunque algunas sean más inciertas que otras. Se han creado diversos métodos estadísticos y lógicos que llevan a los administradores a reducir la incertidumbre.

1.4 Subsistemas y suprasistemas:

Para aclarar la extensión de un sistema, es necesario echar mano de dos nuevos conceptos: los subsistemas y lossuprasistemas. Se dijo que un sistema es un conjunto de elementos que mantienen ciertas relaciones entre sí; pero cada uno de esos elementos puede considerarse, a su vez, como un sistema en sí mismo. Por ejemplo, en una organización, existen departamentos (contabilidad, producción, ventas, etc.) cada uno de los cuales puede considerarse como un subsistema. En cada departamento, probablemente existensecciones; por ejemplo, en el departamento de ventas podría haber las secciones de ventas al mayoreo, ventas al menudeo, etc., las cuales podrían considerarse como subsistemas de los departamentos. Por otro lado, la organización podría considerarse como el subsistema de la economía nacional (o sea, de un suprasistema). El país puede conceptuarse como un suprasistema mayor aún (el mundo) y este, a su...