Control interno operativo en el area de ventas

CASO 2
EL CONTROL INTERNO OPERATIVO DEL AREA DE VENTAS

TRABAJO REALIZADO POR: ROCÍO RUIZ NARVÁEZ MARÍA DOLORES TEJERO GARCÍA LIDIA JIMÉNEZ MAGRIT GRUPO Nº 1 PROFESOR: IGNACIO RUIZ ALBERT

DISEÑO DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO DEL AREA DE VENTAS

DESCRIPCIÓN DEL PROCESO OPERATIVO Y LOS SUBPROCESOS DE LA TRANSACCIÓN DE VENTAS (INCLUYENDO EL COBRO). Con el fin de analizar el control internodel área de ventas tenemos que identificar las actividades que caracterizan estas transacciones. En el grafico siguiente se ilustra el proceso de una transacción de ventas y además señala las actividades y tareas que conforman este proceso y los documentos representativos de cada actividad, que sirven como objetos de control. Muestra también el riesgo que supone su incumplimiento.

GRÁFICO 1:PROCESO OPERATIVO DE UNA TRANSACCIÓN DE VENTAS
TRANSACCIÓN ACTIVIDADES SUBACTIVIDADES O TAREAS DOCUMENTO RIESGO DE INCUMPLIMIENTO

Aprobación de la venta Venta de mercaderías y productos

La idoneidad del cliente y la concesión del crédito Condiciones comerciales y financieras

Documento interno

Crédito a clientes de dudoso cobro

Contratación

Contrato de venta (pedido)Desavenencias Entre las partes por no especificar condiciones comerciales Incumplimiento del envío: cantidad y calidad

Almacén

Envío de la mercancía

Verificación cuantitativa y cualitativa

Albarán

Función administrativa

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Función contable Cliente y venta y HP Iva repercutido Registro contable La ausencia de controles podría conllevar errores en cifras eincluso fraude

Reconocimiento de la venta

Determinar la cifra de ingreso

Factura

Factura mal elaborada

Podemos describir la transacción con la identificación de las siguientes actividades: Aprobación de la venta: Antes de ello, es necesario el estudio de la idoneidad del cliente y la aceptación de la concesión del crédito al cliente (garantizar solvencia). Se cumplimentará undocumento interno. La ausencia de esta actuación podría llevar a la empresa a otorgar créditos a clientes de dudoso cobro. Contratación: Esta actividad implica que ambas partes acepten las condiciones comerciales y financieras. Se plasmará sobre el contrato de venta o la orden de pedido. La ausencia de este documento o su falta de cumplimentación podría provocar desavenencias entre la partes.

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Envío de la mercancía: Requiere la realización de una inspección de la calidad de los productos en el momento de embarque y la comprobación de la cantidad que se envía. Esta actividad está respaldada por un albarán. Reconocimiento de la compra: Una vez enviada la mercancía se realiza la facturación al cliente por el valor de la transacción. Hay que asegurarse que la cifra de ingreso de lafactura se corresponde con las condiciones comerciales pactadas. Finalmente y una vez que cada actividad ha sido autorizada y ejecutada correctamente se procede al registro contable, mediante un asiento que represente el derecho de cobro y el importe de la venta facturada.

En base a este grafico, abordaremos el estudio de cada actividad, para comprender el sistema de control interno. Ademásutilizaremos diagramas de flujos para entender el proceso administrativo de cada actividad mediante la siguiente simbología:
GRÁFICO 2: SIMBOLOGÍA PARA LA PRESENTACIÓN DEL PROCESO DE ACTIVIDADES

= Documento emitido en circulación

= Archivo definitivo

= Dirección del proceso

= Archivo transitorio

1. LA APROBACION DE LA VENTA. CONCESION DEL CREDITO.

La transacción se inicia con lademanda de un cliente. Una vez que la empresa es consciente de la existencia de dicha solicitud por parte de un futuro cliente, el departamento Comercial comienza con la realización de un estudio sobre la situación económica, financiera, estratégica y personal del potencial deudor. Esto sirve para ayudar a la Dirección a decidir si autorizar o no la concesión del crédito. A parte de toda esta...