control interno

CONCEPTO
Plan de organización entre el sistema de contabilidad, funciones de empleados y procedimientos coordinados, que tienen por objeto obtener información segura, salvaguardar el efectivo en cajas y bancos, así como fomentar la eficiencia de operaciones y adhesión a la política administrativa de cualquier empresa pública, privada o mixta.

CAJA
Conjunto de medios legales de pago,representados por dinero, giros postales, telegráficos, etc., de disposición libre e inmediata.

BANCOS
Conjunto de medios legales de pago, sustitutos del dinero, representado por saldos disponibles en cuenta de cheques o depósitos a la vista que se convierten en dinero a su presentación.

PRINCIPIOS
A. Separación de funciones de autorización, ejecución, custodia y registro de caja y bancos.
B.En cada operación de caja y bancos, deben intervenir cuando menos dos personas.
C. Ninguna persona que interviene en caja y bancos, debe tener acceso a los registros contables que controlen su actividad.
D. El trabajo de empleados de caja y bancos será de complemento y no de revisión.
E. La función de registro de operaciones de caja y bancos será exclusivo del departamento de contabilidad.OBJETIVOS
a) Prevenir fraudes de caja y bancos.
b) Descubrir robos y malversaciones de caja y bancos.
c) Obtener información administrativa, contable y financiera confiable de caja y bancos.
d) Localizar errores de caja y bancos.
e) Proteger y salvaguardar el efectivo en caja y bancos.
f) Promover la eficiencia del personal de caja y bancos.
g) Detectar desperdicios y filtraciones de caja ybancos.

FASES DEL CONTROL INTERNO
ENTRADAS
1) Control para cada origen de entradas a caja y bancos.
2) Deposito integral en instituciones de crédito de todas las entradas a caja.
SALIDAS
3) Creación de un fondo de caja chica.
4) Pagos por medio de cheques nominativos con firmas mancomunadas.
EXISTENCIAS
5) Conciliación periódica de cuentas de cheques.
6) Cortes y arqueos de cajaperiódicas y de sorpresa.
7) Afianzamiento del personal de caja

CONTROL PARA CADA ORIGEN DE ENTRADAS A CAJA Y BANCOS
A. Cobros por ventas al contado directo
B. Cobros por ventas al contado C.O.D. en plaza
C. Cobros por ventas al contado C.O.D. fuera de plaza
D. Cobros por ventas a crédito en plaza
E. Cobros por ventas a crédito fuera de plaza
F. Cobros a empleados y deudores
G. Entradasdiversas a caja

A. COBROS POR VENTAS AL CONTADO DIRECTO.
El control para esta fuente de entradas a caja y bancos se lleva a efecto estableciendo una rutina de labores y de operaciones tanto para la atención, como para el empaque, cobro y entrega de la mercancía; así mismo, utilizando maquinas registradoras y expedición de notas de venta debidamente requisitadas.
Ahora bien, cada día laborable seprovee a los vendedores de las notas de venta foliadas progresivamente y requisitadas fiscalmente, llevando un control de las entregadas a cada vendedor. Cuando se realiza la venta, el vendedor formula la nota de venta por triplicado, de las cuales el original se le entrega al cliente para que pase a la caja a liquidarla y sea operada en la máquina registradora; el vendedor envía la mercancía y elduplicado a empaques, ahí el cliente recoge su mercancía contra la entrega de la original de la nota de venta. El triplicado queda en poder del vendedor.
Con lo anterior se comprueban los cobros por ventas al contado directo.
I. Con el efectivo cobrado en poder del cajero
II. Con la suma total de la caja registradora
III. Con la suma de los duplicados de las notas de venta
IV. Con la suma delos triplicados de las notas de venta
Cada día deberá efectuarse auditoria de caja, conciliando cualquier discrepancia; así mismo deberá coordinarse el depósito bancario del dinero diariamente,

B. COBROS POR VENTAS AL CONTADO C.O.D. (COBRO O DEVOLVER) EN PLAZA
Para estos cobros se establecen notas de venta especiales, numeradas progresivamente y requisitadas fiscalmente; también se...