control interno

 Definición del control interno en las compras
Podemos definir el control interno como el proceso, ejecutado por la junta directiva, o consejo de administración de una entidad, por su grupo directivo (gerencia) y por el resto del personal, diseñado específicamente para proporcionarles seguridad razonable de conseguir en la empresa la efectividad y eficiencia en las operaciones, suficienteconfiabilidad de la información financiera y por último el cumplimiento de las leyes y regulaciones aplicables.
En el caso del departamento de compras sería la aplicación del concepto anterior de control en la gestión y administración de las compras, ejecutada en forma efectiva y con responsabilidad profesional.
El presente Manual esta estructurado considerando algunas de las etapas que deberádesarrollar el Departamento de Compras para Implementar un sistema de gestión bajo los requisitos normativos ISO y su posterior certificación. La estructura del Manual de referencia se muestra a continuación:
Controles aplicados a la gestión de compras y su departamento
1. Existencia de un organigrama funcional del departamento. Es necesario este control del organigrama funcional del departamento decompras para saber con claridad las secciones y jerarquía del personal y orden en el mando.
2. Fijar claramente los objetivos del departamento, sus procedimientos, funciones políticas, organización, ubicación, recurso humano, documentos, flujo de documentos y otras.
Con este control se trata de dejar establecido sus objetivos así como los documentos y manuales de procesos y procedimientosnecesarios para un efectivo funcionamiento del departamento.
3. Aplicar las sugerencias y recomendaciones que el departamento de auditoria o revisoría fiscal ha hecho para el mejoramiento del proceso y gestión de las compras.
Para este punto de Control es necesario que se aplique las recomendaciones y sugerencias como un sistema de seguimiento de sus aplicaciones ordenadas por estos entes de Control.4. Elaborar las estadísticas e información sobre compras, así como la comparación de cifras y precios anteriores con los existentes.
Con estas estadísticas se podrá llevar un mejor Control para la toma de decisiones, la evaluación y comparación de los datos producidos en Compras.
5. Mantener actualizado el kardex o registro de proveedores para una oportuna información sobre estos,sus productos y servicios.
Es necesaria la actualización del kardex de Proveedores para en esta forma tener la información necesaria para consulta de precios, costos y servicios e información general de proveedores.
6. Comprobar los precios, datos, calidad de la mercancía y servicios.
En este control es importante conocer y hacer seguimiento a los precios, datos y la calidad de los productos y servicios quenos ofrecen.
7. Existencia de flujos y procedimientos de compras.
Es necesario contar con este manual de flujos y procedimientos para así tener un mejor cumplimiento a estos procesos.
8. Existencia de manual de funciones del departamento.
Este manual es necesario, cumpliendo el control de conocer las funciones de cada trabajador en la organización.
9. Investigación sobre rotaciónde inventarios.
La rotación de Inventarios debe controlarse e inventariarse continuamente para efecto que no se conviertan en Inventarios obsoletos, dañados o de poco movimiento.
10. Evaluar continuamente los procedimientos, procesos y política referente al área de compras.
El área de Compras debe evaluarse continuamente para así implementar los procesos, procedimientos y gestión corrigiendo los controles queestén operando mal o no estén operando.
11. Elaboración del presupuesto anual de compras, analizado por meses y su verificación de cumplimiento.
Es importante mantener al día el presupuesto y estar informando a la sección su gasto real y variaciones si las hay.
12. Elaboración de informes mensuales sobre estadísticas en compras.
Es necesario mantener estadísticas actualizadas de compras...