Control Interno

CONTROL DE INVENTARIO
Los diversos aspectos de la responsabilidad sobre los inventarios afectan a muchos departamentos y cada uno de éstos ejerce cierto grado de control sobre los productos, a medida que los mismos se mueven a través de los distintos procesos de inventarios. Todos estos controles que abarcan, desde elprocedimiento para desarrollar presupuestos y pronósticos de ventas yproducción hasta la operación de un sistema de costo pro el departamento de contabilidad para la determinación de costos de los inventarios, constituye el sistema del control interno de los inventarios, las funciones generales son:Planeamiento, compra u obtención, recepción, almacenaje, producción, embarques y contabilidad.
Hoy en día, a que los registros y controles de los inventarios se suelen llevaraplicando sistemas computarizados, que son más fiables, pocas empresas paralizan sus operaciones una vez al año para la toma de inventarios, pues es más confiable y se detecta mejor cualquier anomalía si estos se realizan en forma continua durante todo el año. Permítame sugerirle: ordene que se tome inventario físico:
* a) Cuando se realice la solicitud de compras para cualquier tipo de artículo,pues en ese momento suelen estar en su cantidad mínima y le será más fácil y rápido el conteo.
* b) Divida el almacén en diferentes secciones y ordene que se tomen inventarios físicos rotativos y esporádicos debidamente planeados.
* c) Para los artículos críticos por su valor, por su influencia en la producción o ventas y dependiendo del índice de rotación de los mismos ordene la toma deinventarios con mayor frecuencia que el resto de los artículos.
Un último consejo: este tipo de trabajo lo hará un personal subalterno, pero usted deberá supervisarlo de vez en cuando.
La dirección de la empresa debe asegurarse del control de los inventarios que existen dentro de la empresa y para ello debe poder contestar una serie de preguntas, encaminadas a proporcionar información suficientesobre si los inventarios están siendo administrados en forma eficiente. A continuación una lista de puntos relativos al manejo de los inventarios que dan respuesta de si éstos están siendo administrados satisfactoriamente:
* 1. ¿Se manejan inventarios perpetuos computarizados?. ¿En unidades, costos unitarios e importe?
* 2. ¿Los productos de la empresa se clasifican y registran en formasistemática y consistente?
* 3. ¿Para la autorización del nivel de la inversión en inventarios se dispone de la información requerida y el análisis para determinar capas de inventarios?
* 4. ¿Si no se usa el sistema de inventarios perpetuo, ejerce control el gerente o algún funcionario interesado por medio de comparaciones periódicas de los porcentajes de utilidad bruta?
* 5. ¿Todas lasmaterias primas, mercancías o productos terminados en existencias están controlados en la contabilidad y están correctamente clasificados?
* 6. ¿Los inventarios se encuentran almacenados en formas sistemáticas y ordenadas para facilitar su manejo, localización y control?
* 7. ¿Las partidas mayores de los inventarios son físicamente contadas cuando menos una vez al año?
* 8. ¿Duranteel año se hacen Reconteos rotativos o selectivo?
* 9. Los Reconteos físicos están sujeto a:
* a. ¿Una supervisión adecuada?
* b. ¿Un doble Reconteo por alguien que no trabaje en el almacén?
* c. ¿Tarjetas de inventarios numeradas o algún otro sistema en el cual la posibilidad de errores por artículos no contados o duplicados sea mínima?
* d. ¿Verificación especial cuando seanecesario?
* 10. ¿Al hacer los Reconteos físicos, la compañía considera los artículos que deben ser dados de baja?
* 11. ¿Se ajustan los libros por las diferencias determinadas al hacer los Reconteos?
* 12. ¿Se hace una investigación de las diferencias importantes entre la existencia física y la contable?
* 13. ¿Esos ajustes son aprobados por algún funcionario autorizado que no...