Control interno

El control interno operativo del área de compras
1. LOS PROBLEMAS DEL APROVISIONAMIENTO
La gestión del aprovisionamiento de mercancías ocupa un lugar preponderante entre las funciones operativas de la empresa al ocuparse de la adquisición de los bienes necesarios para el desarrollo de la actividad empresarial.
Esta función, que compete al Departamento de Compras, tiene la misión de ocuparse detareas como la adquisición de mercancías en las cantidades adecuadas para mantener el ritmo continuo del proceso productivo y satisfacer la demanda de los clientes, el ejercicio de una gestión eficiente en la relación con los proveedores o la búsqueda de fuentes alternativas de aprovisionamiento (Guías de Gestión de la pequeña empresa, 1995: 53-60; Perrotin y Heusschen, 1997: 13 y 27; Syaf yMartínez Moya, 1999: 11-14; Castro y otros, 1999: 49).
Junto con las funciones anteriores, también debe dedicarse una notable atención al proceso operativo de las transacciones de compras, con el propósito de que se adecúen a la organización interna dispuesta por la Dirección, como garantía de la eficiencia operativa y del cumplimiento de las directrices empresariales. Estos objetivos manifiestan lanecesidad de implementar un sistema de control interno para el área de compras que permita sentar las bases para estructurar la gestión de las compras en relación con los aspectos siguientes:
• • La gestión de proveedores y las cuentas a pagar, en el sentido de efectuar una selección de proveedores competitivos y proteger la función financiera, con acciones tendentes a la búsqueda del equilibrioentre las cuentas a pagar y la gestión del disponible.
• • Establecer un proceso operativo acorde con la estructura departamental que identifique las actividades y tareas, los centros de control y los documentos soportes de las compras, incidiendo en las fases de autorización y ejecución que caracterizan el control interno operativo.
• • Suministrar información contable fiable y relevante para elejercicio del presupuesto, para la formulación de la contabilidad analítica y para la toma de decisiones a través del análisis del capital circulante y la rotación de existencias, donde el volumen de compras y el saldo de proveedores constituyen variables básicas.
• • Favorecer el conocimiento, formación y adaptabilidad del personal a la implantación de sistemas integrados de gestióninformática, tipo ERP (1) (Martínez López y otros, 2001: 52-61; Sevillano, 2001; 17-22).
• • Favorecer, asimismo, la supervisión de los administradores y directivos, y facilitar el ejercicio de la auditoría de cuentas, lo que se traduciría en limitar el riesgo de la gestión y en el ahorro de costes.
2. EL CONTROL INTERNO DE LAS ACTIVIDADES DEL ÁREA DE COMPRAS
Aunque el control interno va ligado,generalmente, a la actividad de la auditoría externa e interna (Herrador y De los Rios, 2002: 48-53), existen muchas empresas (pymes) que al no tener que someterse a la actividad de auditoría no contemplan la relevancia del control interno al servicio de la gestión. Por ello, independientemente de que constituye una herramienta básica al servicio de la auditoría, destacamos su relevancia de cara al controlde gestión (Anthony, 1990: 19-21 y Mallo y Merlo, 1995: XXI de la introducción ).
El control interno constituye una disciplina integral al servicio de la Dirección, constituyendo su propósito la implementación de instrumentos, técnicas y medidas útiles y relevantes para mantener o modificar determinadas pautas en las actividades de la organización y que coadyuven a proporcionar a la Dirección laconvicción objetiva de que su actuación empresarial es acertada, eficaz y eficiente; lo que facilitará el control de gestión y su competitividad en el mercado.
Para efectuar el estudio del control interno tomamos como base de referencia, junto con otros pronunciamientos (Cooper & Lybrand, 1984: 18 y Almela, 1987: 93), el informe COSO (2) , que lo contempla como un proceso interno de la...