control interno

6 Efectivo
3.6.1 Fondos de Caja Chica
No se efectuará desembolsos en efectivo sino para necesidades urgentes de valor reducido y sobre un
fondo, previamente establecido formalmente de acuerdo con las necesidades de la empresa.
La mecánica de un fondo de Caja Chica ahorrará tiempo y permitirá que las transacciones de valor
reducido sean reconocidas y registradas oportunamente. El fondoserá administrado mediante reembolsos, 30
de conformidad con los comprobantes que para el efecto se presenten. En ningún momento el valor del
fondo y de cada desembolso, excederá el límite que determine los reglamentos emitidos al efecto.
Para fijar su límite se tendrá en cuenta el flujo mensual del movimiento de gastos menores. Los
reembolsos se efectuarán a nombre del encargado, cuando estépor agotarse el fondo o por lo menos una
vez al mes.
El fondo de caja chica se utilizará únicamente para pagos urgentes de menor cuantía y no para
desembolsos por operaciones regulares.
3.6.2 Responsable de Fondo de Caja Chica
El responsable del fondo de caja chica será un empleado independiente del cajero y de otros empleados
que manejen dinero o efectúen labores contables.
El encargadodel fondo debe ser ajeno al cumplimiento de otras funciones financieras. La independencia
del responsable del fondo evita confusiones en su utilización, logra comprobaciones ágiles del
movimiento efectuado y mantiene un adecuado control interno. Los deberes del encargado del fondo
deben ser claramente definidos por escrito, además de sus deberes normales.
3.6.3 Manejo de Fondos de Caja ChicaLos pagos con el fondo de caja chica se efectuarán respaldados por comprobantes debidamente
preparados y autorizados.
El descargo de responsabilidades se efectúa únicamente a base de comprobantes de soporte legalizados y
verificados; es por esto que el responsable del fondo fijo exigirá que se cumplan las disposiciones
referentes a su manejo. Los reembolsos se efectuarán luego de que loscomprobantes hayan sido revisados
y verificados por parte de los empleados responsables del control previo sobre gastos.
3.6.4 Ingresos para Depósitos
Los ingresos en efectivo o valores que lo representan serán debidamente revisados, registrados y
depositados intactos dentro de las veinticuatro (24) horas hábiles siguientes a su recepción.
El hecho de efectuarse los depósitos intactosgarantiza cualquier tipo de revisión y facilita las labores de
auditoría para el área de efectivo.
Por ningún concepto el dinero proveniente de los ingresos se empleará para cambiar cheques personales,
efectuar desembolsos de la institución o cualesquiera otros.
Se entiende por efectivo, las monedas, billetes, cheques y cualquier otra forma de orden de pago
inmediata.
3.6.5 Arqueo de Fondos31Todos los fondos de la entidad estarán sujetos a comprobaciones periódicas por medio de arqueos
sorpresivos.
Los arqueos serán efectuados sobre todos los fondos y valores propiedad de la entidad, en forma
simultánea, incluyendo los que se encuentran en poder de recaudadores u otros funcionados y empleados.
Se deja constancia escrita y firmada por las personas que participen en los arqueos.Los arqueos deben realizarlos empleados independientes del manejo de efectivo o de su registro contable,
por lo menos una vez al mes, sin crear rutina.
3.6.6 Fondos Rotativos
Fondo rotativo es una cantidad fija asignada para un proyecto, programa o propósito específico.
Todo fondo rotativo será mantenido en cuenta de cheques a nombre de la empresa, identificando el
proyecto, programa opropósito específico.
El número de fondos rotativos debe ser restringido al mínimo posible. Puede crearse un fondo de caja
chica destinado a gastos pequeños cuyo encargado será diferente al de custodia y manejo del fondo
rotatorio y destinado para gastos pequeños. Para determinar el responsable y el manejo del Fondo Rotativo
se aplicará lo establecido para el fondo de caja chica.
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