Control Interno

Principios del Control Interno

Los Principios de Control Interno son indicadores que sirven de base para el desarrollo de la estructura y los procedimientos de Control Interno, que van dirigidos a las diferentes áreas del funcionamiento institucional.

1. Responsabilidad delimitada
Fija las funciones que adquiere una unidad administrativa o una persona en particular, estableciendo sucampo de acción, el nivel de autoridad y atribuciones dentro del área fijada. Además que es responsable de la actividades y operaciones que se realicen dentro de la unidad y de los activos y bienes asignados.

2. Separación de función de carácter incompatible
Evita que un mismo empleado, ejecutivo o servidor público ejecute todas las etapas dentro de un mismo proceso, separando la autorización, el registro y la custodia dentro de las funciones administrativas y financieras, con el fin de evitar riesgos y actos de corrupción. Ejemplo: quien recauda fondos no debe hacer depósitos, ni llevar el libro bancos.

3. Responsabilidad de una persona por una transacción completa
Este principio evita que una persona sea completamente responsable de una transacción completa en un ciclocompleto de operaciones, por ejemplo que la misma persona efectué los pagos y a su ves los registre.

4. Selección de funcionarios hábiles y capacitados
Permite que para la contratación del personal se aplique pruebas de actitud y aptitud a los aspirantes de acuerdo con “La Ley de Registro Civil y Carrera Administrativa, El Código de Trabajo y otras disposiciones que exigen el cumplimiento deeste principio”

5. Aplicación de pruebas continuas de exactitud
Las funciones financieras que sean realizadas deberán ser revisadas aritmética, contable y administrativamente por otra persona.

6. Rotación de funciones
Es ideal que se rote a los funcionarios o empleados habitualmente, con el fin de evitar la rutina al personal y se envicie o se cometa errores e incluso para remplazaral personal que salga a sus vacaciones correspondientes.

7. Fianzas
Permite que el funcionario que este bajo la responsabilidad del control, manejo y custodia de los activos de importancia relativa de la compañía garantice el uso debido presentando una garantía o caución.

8. Instrucciones por escrito
Con el fin de evitar errores en la comunicación ocasionando faltas en la ejecuciónde las tareas determinadas, es preciso que las instrucciones se den por escrito.

9. Uso de formularios preimpresos y prenumerados
Este principio constituye una buena práctica de control, ya que estos documentos son el respaldo de las transacciones o acciones que realiza la institución, facilitando así el control de los documentos por secuencia numérica que permite un archivo lógico de lospapeles.

10. Contabilidad por partida doble
Este principio va de acuerdo con la práctica profesional del contador público en la que lleva la partida doble de contabilidad en cualquier entidad pública o privada.

11. Depósitos monetarios y exactos
Evitar que el dinero en efectivo permanezca en la compañía por más de un día realizando los respectivos depósitos íntegramente, con el fin deevitar manipulación de este activo y garantizar su seguridad en la institución financiera.

12. Utilización de cuentas de control
Significa abrir cuentas de mayor general, auxiliares y subcuentas para el registro contable de las operaciones financieras de la institución.

13. Evitar el uso de dinero en efectivo
Cuando se maneja dinero en efectivo como fondos de caja chica y a este nose le da un adecuado control puede resultar una fuente de desperdicio. Este debe ser utilizado en forma correcta y solo para gastos menores, los de mayor cuantía se los hará por medio de cheques, servicios bancarios o las redes computacionales que ayudan a ordenar el pago a través de trasferencias bancarias, todo esto siempre y cuando estén debidamente aprobado por la autoridad competente....