Control

FECHA: MAZATLÁN SINALOA, NOVIEMBRE DEL 2010.

CONTROL EFICAZ

Ningún hombre, ni siquiera un genio, puede denominar cada una de las fases de operación de una empresa o de cualquier tipo de institución de regulares proporciones y percatarse de los desarrollos que conducen a la realización de los objetivos finales. Mucho menos intervenir en los procedimientos detallados mediante los cualespueden alcanzarse dichos objetivos. La delegación de autoridad es una prueba de la habilidad directiva. No obstante, la delegación debe acompañarse de un método eficiente para establecer contacto con las actividades que se han delegado.

1.- Consideraciones fundamentales al establecer un sistema de control

A continuación se describirán los cuatro aspectos principales que engloban la función decontrol y que deberán tomarse en cuenta al diseñar un sistema de control eficaz, pero antes es importante señalar que un sistema de control solo podrá implantarse y mantenerse si las demás funciones del proceso administrativo, planeación, organización y dirección, se encuentran operando correctamente. Dichos aspectos son los siguientes: establecimiento de normas o estándares, instalación desistemas de información, comparación de las normas con los resultados reales y corrección de las desviaciones.

Establecimiento de normas

Las normas de operación deben determinarse de tal modo que sirvan a las necesidades particulares de una compañía y teniendo en mente que con su implantación podrán medirse aquellas actividades que son vitales en su funcionamiento. Asimismo, cada uno de loselementos que se consideren como medida estándar, deber reunir dos condiciones básicas: que puedan ayudar a la dirección a formular decisiones y que provean suficientes datos de comparación para fundar una opinión. Detalles accesorios o extraños al asunto deben evitarse, ya que solo conducirán a demorar o distorsionar la evaluación.
No es posible que exista control, si antes no se ha planeado. Por lotanto, es necesario fijar las normas durante la fase de planeación y, naturalmente, mientras mas completos y claros sean los planes, se facilitara el establecer mejores procedimientos de control.
Así como los planes y objetivos están sujetos a una revisión periódica, las mediciones derivadas de los controles deben ajustarse periódicamente y tener flexibilidad necesaria para adaptarse a lascondiciones cambiantes. Establecer normas adecuadas no es una operación fácil. Un criterio sano será, en primer lugar, determinar los puntos esenciales en donde es necesario medir la actuación y los resultados para después establecer una medida sencilla y fácil de interpretar que pueda ser factible de comparación.

Instalación de sistemas de información

La instalación de sistemas de informacióncae propiamente dentro de la función de organización. La especificación de actividades con las responsabilidades consiguientes debe incluir procedimientos de información adecuados, que logren destacar los puntos clave que provean indicaciones de lo que esta sucediendo y que sean susceptibles de comparación con las normas previamente establecidas.
Un sistema de información en una empresa implicaun estudio cuidadoso de toda una serie de elementos que incluyen: sistema de contabilidad, presupuestos, estadísticas y otro conjunto de informaciones necesarias según las características y necesidades de la institución, además de la ayuda de apartaos mecánicos o electrónicos que coadyuven a que la información proporcionada sea correcta, oportuna y fácil de entender.

Comparación de las normascon los resultados reales

Esta comparación implica determinar las diferencias mas importantes que surgen entre las normas y los resultados reales, así como evaluar las causas que originaron dichas diferencias. Este trabajo debe llevarse a cabo periódicamente en todos los niveles de la organización y en cada una de las actividades principales.
Un sistema adecuado de comunicación que incluya...