Control

UNIDAD VI.- EL CONTROL

CONCEPTO.- Según Henry Fayol, consiste en verificar si todo ocurre de conformidad con el plan adoptado, con las instrucciones emitidas y con los principios establecidos. Tiene como fin señalar las debilidades y errores a fin de rectificarlos e impedir que se produzcan nuevamente.

CARACTERÍSTICAS
Para que el control sea efectivo debe reunir las siguientescaracterísticas:
- Reflejar la naturaleza de la estructura orgánica. Un sistema de control deberá ajustarse a las necesidades de la empresa y tipo de actividad que se desee controlar. Así, una pequeña empresa necesita de un sistema de control distinto al de una empresa grande; los controles que se implanten en el departamento de ventas serán diferentes a los controles del departamento de producción. Losbuenos controles deben relacionarse con la estructura orgánica y reflejar su eficacia; la función de control no puede suplir una organización precaria.
- Oportunidad.- Un buen sistema de control debe manifestar inmediatamente las desviaciones, siendo lo ideal que las descubra entes de que se produzcan. El control será útil en tanto proporcione información en el momento adecuado.
-Accesibilidad.- Todo control debe establecer medidas sencillas y fáciles de interpretar para facilitar su aplicación. Es fundamental que los datos o informes de los controles sean accesibles para las personas a las que van a ser dirigidos. Las técnicas muy complicadas crean confusiones.
- Ubicación estratégica.- Resulta imposible e incosteable implantar controles para toda las actividades de la empresa, porlo que es necesario establecerlos en ciertas áreas de acuerdo a criterios de valor estratégico. Esta característica se relaciona con el principio de excepción; enfatiza el hecho de que es necesario establecer puntos de verificación clave, antes de que la corrección implique un alto costo.

PRINCIPIOS:
1. Del equilibrio, a cada grupo de delegación conferido debe proporcionarse el grado decontrol correspondiente. De la misma manera que la autoridad se delega, y la responsabilidad se comparte, al delegar autoridad es necesario establecer los mecanismos suficientes para verificar que se está cumpliendo con la responsabilidad conferida, y que la autoridad delegada está siendo debidamente ejercida.
2. De los objetivos o estándares, el control no es un fin, sino un medio para alcanzar losobjetivos preestablecidos. Ningún control será válido si no se fundamenta en los objetivos y si, a través de él, no se evalúa el logro de los mismo.
3. De la oportunidad, el control necesita ser oportuno, es decir, debe aplicarse antes de que se efectúe el error, de tal manera que sea posible tomar medidas correctivas, con anticipación. Un control cuando no es oportuno, carece de validez y,obviamente, reduce la consecución de los objetivos al mínimo.
4. De las desviaciones, todas las variaciones o desviaciones que se presenten en relación con los planes deben ser analizadas detalladamente, de tal manera que sea posible conocer las causas que la originaron, a fin de tomar las medidas necesarias para evitarlas en el futuro. Es inútil detectar desviaciones si no se hace el análisis delas mismas y si no se establecen medidas preventivas y correctivas.

5. Costeabilidad, el establecimiento de un sistema de control debe justificar el costo que éste represente en tiempo y dinero, en relación con las ventajas reales que éste reporte. Un control sólo deberá implantarse si su costo se justifica ante los resultados que se esperan de él; de nada servirá establecer un sistema decontrol si los beneficios financieros que reditúe resultan menores que el costo y el tiempo que implica su implantación.
6. De excepción, el control debe aplicarse, preferentemente, a las actividades excepcionales o representativas, a fin de reducir costos y tiempo, delimitando adecuadamente cuáles funciones estratégicas requieren de control. Este principio se auxilia de métodos probabilísticas,...