control

EL CONTROL,   incluye la puesta en marcha del plan de implantación de soluciones y un plan de control de procesos que asegure que las condiciones del nuevo proceso estén documentadas y monitoreadas de manera estadística con los métodos de control del proceso.



ETAPAS DEL CONTROL
El proceso de control, puede ser dividido en cuatro etapas:
1) Establecimientode normas.
2) Medición de la actividad.
3) Evaluación de la actividad pasada o futura, de acuerdo con las normas establecidas.
4) La corrección de las desviaciones.
1. Establecimiento de las normas. Las normas representan las metas de la planificación. Se procura, que ellas sean cuantificables, lo que requiere, un buen trabajo de planificación. La más importante de las normas es el volumen deproducción, de ventas, y otros aspectos que se pueden medir físicamente. También las normas se pueden expresar en términos monetarios, de costos, de ingresos y de inversiones. La clave del control efectivo consiste en establecer las normas para medir la actividad.
2. Medición de las actividades. En la medición del trabajo realizado, algunas actividades pueden ser muy simples de medir, mientrasque otras presentan serios y difíciles problemas. Esto sucede, en general, con todos los trabajos de asesoría dentro de una empresa y con aquellos trabajos que tienen como objetivo resultados intangibles. Por ejemplo, el entrenamiento del personal, el mejoramiento de la moral interna de la empresa, la efectividad de las comunicaciones, la eficiencia de la función compras y el mejoramiento de laactitud de los trabajadores hacia la empresa.
Una vez que se ha establecido la norma o el estándar, el paso siguiente es el de controlar lo que se ha hecho. Es importante porque este nos entrega la información real, que luego es comparada con la norma de control. La forma de realizar esta medición puede ser variada, incluyéndose principalmente la observación personal, los informes orales y losinformes escritos.
a- La observación personal significa que el administrador (capataz, superintendente, jefe de departamento, etc.) va al área de actividades y observa lo que se está haciendo. Hay quienes señalan que no existe ningún sustituto para la observación de primera fuente y agregan que el contacto directo da un cuadro íntimo de lo que sucede.
Un ejemplo de este tipo de medición lo podemosnotar en el caso de producción, podemos observar a este método en acción cuando el ejecutivo (el superintendente por ejemplo) conversa con el capataz y los trabajadores sobre el trabajo. Se observa así, la velocidad de producción, la conducta de los trabajadores, las reacciones ante sugerencias, se responden preguntas, etc. Con estas informaciones, el ejecutivo se da cuenta bastante bien de lo queestá sucediendo.
Este tipo de control es aconsejable cuando se trata de medir trabajos cuyos productos no son materiales: la moral de trabajo, el esfuerzo en entrenamiento, etc.
b- Los informes orales, toman generalmente la forma de entrevistas o reuniones de comité. Un ejemplo típico de este método es la reunión que sostiene un vendedor con su jefe, en la que se discute el trabajo realizado porel primero, y se analizan sus observaciones. Este método se asemeja al anterior en el sentido que la comunicación es transmitida en forma oral y qué se establece el contacto personal.

c- Los informes escritos son los más utilizados. Estos informes entregan informaciones cuantitativas (o cualitativas) en forma periódica, lo que facilita la comparación. Usualmente el informe escrito escomplementado con informes orales y con la observación directa. Con el propósito de control, es aconsejable insistir en las comparaciones e indicar las variaciones, incluyendo sólo las informaciones importantes. Deben ser lo más simples y objetivos posibles, siempre que contengan toda la información que se necesita.
3. Evaluación de la actividad. Una vez que se ha obtenido información de la actuación,...