Control

Proceso: Control de Cambios a Producción
Áreas involucradas:
* Usuaria; responsable de un sistema puesto en producción; esta área es la que encuentra los errores o modificaciones a los sistemas productivos
* PMO; responsable entre otras cosas de recibir algún formato enviado por el usuario para registrar las modificaciones que se requieren en los sistemas
* Desarrollo; responsablede realizar los cambios que son solicitados, de realizar pruebas y de enviar a soporte a la producción los cambios
* Soporte; responsable entre otras cosas de realizar los cambios solicitados por el usuario y entregados por parte de desarrollo

Descripción de proceso:
El área usuaria detecta alguna mejora o falla dentro del sistema que ya está trabajando en el ambiente productivo; realiza undocumento de mejora; tratando de describir el cambio a realizar. Lo entrega al área de PMO para que lo registre, y lo entregue al área de desarrollo responsable del sistema en cuestión.
El área de desarrollo recibe el documento para revisarlo y dictaminarlo es decir; describir las actividades a realizar, el esfuerzo y el tiempo que se llevará en preparar el cambio. Una vez que el área dedesarrollo entrega el dictamen al usuario; y está de acuerdo con la solución así como con el tiempo; el área de desarrollo comienza con los cambios solicitados; cuando termina el área de desarrollo prepara las pruebas, avisa al área de soporte para que aplique los cambios en el ambiente preparado especialmente para pruebas por parte del usuario.
El área de desarrollo avisa a el área usuaria, que suscambios ya están listos para que pueda realizar las pruebas; cuando el usuario está de acuerdo con los cambios y la nueva funcionalidad ; el área de desarrollo comienza a realizar el documento de control de cambios; el área de desarrollo y el usuario se reúnen para hacer una prueba en conjunto, se realizan las pruebas con la intención de sacar las evidencias de las pruebas; para adjuntarlas aldocumento de control de cambios que será entregado al área de soporte para la aplicación en el ambiente productivo; este documento junto con las evidencias debe de ser firmado por el usuario, por el responsable técnico del sistema y por el jefe de éste.
El área de soporte sólo recibe el documento del control de cambios los días lunes y jueves, teniendo una junta de revisión los martes y viernes de11 a 12; en esta reunión asisten todos los involucrados en la aplicación del cambio en producción, se revisan todos los cambios que pasarán el día miércoles o lunes; en la junta se hacen las observaciones que se pueden detectar en ese momento y se regresa nuevamente al área de desarrollo para la corrección de estas; en caso de ser necesario el área de desarrollo deberá de reunir una vez más lasfirmas o en caso contrario realizar las pruebas por falta de comprensión por el área de soporte.
Descripción del problema:
El problema detectado en el proceso es el tiempo que se lleva en que un cambio sea aplicado al ambiente productivo, ya que cuando se entrega un documento de control de cambios en un proceso tan cerrado por que sólo se reciben en días específicos es más complicado aplicar uncambio de forma rápida; la siguiente tabla describe de manera muy gráfica los tiempos en que un cambio llega al ambiente de producción.
Lunes | Martes | Miércoles | Jueves | Viernes | S | D | Lunes |
Recibir control de cambios |   |   | Recibir control de cambios |   |   |   |   |
  | Reunión para Revisar control de cambios |   |   | Reunión para Revisar control de cambios |   |   |   |
  |Se aplican las observaciones hechas |   |   | Se aplican las observaciones hechas |   |   |   |
  | En caso de ser necesario se recaban firmas |   |   | En caso de ser necesario se recaban firmas |   |   |   |
  |   | Ingresa cambio al ambiente Productivo |   |   |   |   | Ingresa cambio al ambiente Productivo |

El personal responsable de aplicar los cambios son pocas, y no sólo están...