control

Control
Podemos hacer planes, crear la estructura de una organización de modo que facilite el logro de los objetivos con eficiencia, y podemos dirigir y motivar a los empleados. Sin embargo, no existe garantía de que las actividades estén marchando conforme a los planes, ni de que en realidad, estemos alcanzando las metas, para ello sirve el Control, es decir, permite a las instituciones autoregularse y mantener su desarrollo en los términos deseados que se definieron desde la Planeación.

Existe una premisa administrativa que señala “sólo lo que se mide se puede mejorar”. Sin Control no se puede asegurar y mantener un sistema de calidad, tanto en los productos y servicios de las empresas como en los procesos que se utilizan para producirlos.

Las instituciones operan en medioscambiantes y son altamente sensibles respecto a lo que sucede externamente, de ahí que los planes, procesos, programas, estructuras y hasta el comportamiento de los miembros del equipo de trabajo varían conforme se actúa. Esto obliga a las instituciones a establecer controles para conocer el grado de variabilidad entre lo que se planeo y lo que se esta logrando o se logro. Esta información permite ala empresa analizar los comportamientos y tomar las acciones correctivas correspondientes, de tal forma que sus planes se alcancen de la mejor manera posible.

Un problema se ha definido como una desviación a la normalidad o a la norma, de ahí que sin normas no se pueden diagnosticar problemas organizativos, por esto la planeación y el control están altamente ligados. Los planes son puntos dereferencia, de efectividad deseada administrativa, y cualquier desviación la podemos considerar un problema.

Stoner define el control como un proceso que garantiza que las actividades reales se ajusten a las actividades planeadas.

Los hermanos MCHugh, lo definen como una función que consiste en determinar si la organización avanza o no hacia sus metas y objetivos y en tomar medidas correctivasen caso negativo.

Reyes Ponce lo define como un establecimiento de sistemas que permiten medir resultados actuales y pasados en relación con los esperados, con el fin de saber si se han obtenido los que se esperaban, corregir, mejorar y formular planes.

El propósito del control por tanto, es mantener a la organización en el equilibrio deseado, tanto de ingresos, egresos, utilidades,producción y prestación del servicio, la calidad de estos, etc. Todo sistema requiere de equilibrio para que pueda funcionar.

El proceso para el establecimiento de controles abarca las siguientes etapas:

1. Definición del propósito del Control.
Se debe determinar el propósito del control, es decir, para qué se establecerá.

Muchas organizaciones crean controles, simplemente por obtenerinformación que nunca utilizan, o bien, establecen controles irrelevantes. Por ejemplo, el número de hojas consumidas por hora por una secretaria, esto puede interpretarse como un exceso de control, sin ninguna finalidad.

Los controles son vitales, pero se deben seleccionar y elaborar muy bien, con objetivos claros.

Preguntas como las siguientes sirven para evaluar y cuestionar la existencia de uncontrol:
· ¿En que contribuye este control?
· ¿Cuánto tiempo se requiere para obtener la información?
· ¿Cuál es el costo-beneficio del control?
· ¿Quién lo instituyo y para que?
· ¿Existe un control similar que brinde la misma información?,

2. Establecimiento de estándares, indicadores o parámetros como unidades de medida.

El hombre ha tenido la necesidad de medir los fenómenos yelementos de su entorno; para tal efecto requirió de patrones generales que sirvieran de marco de referencia y le permitieran cuantificar para conocer y comparar resultados.

En el afán por medir y comparar resultados, surgieron los parámetros, estándares e indicadores.


Formas de medición: Parámetros, Estandares e indicadores.

Parámetros.- son Unidades que sirven para medir el...