CONTROLAR LA IMFORMACION DE LA EMPRESA

CONTROLAR LA
INFORMACIÓN
400,s.

PROCESO ADMINISTRATIVO DE LA
OFICINA
La importancia de la comunicación escrita
El comercio, la banca , la industria y en general el mundo
de los negocios en cualquiera de sus ramas precisan de
la comunicación escrita, porque las relaciones
comerciales y empresariales necesitan fijarse en términos
que sólo puede adoptar la comunicación escrita, la cual
tienecuatro grandes propiedades:






Permanencia
Constancia
Medio de prueba legal
Medio de facilitación del intercambio comercial.

Permanencia
 Todo escrito tiene como primera propiedad
la de ser permanente.
 La permanencia conlleva duración.
 El complejo mundo de los negocios
reposa, aparte de la rapidez vertiginosa de
sus transacciones, en la permanencia y
duración que otorga la existencia deun
documento escrito.

Constancia
 La permanencia implica constancia en los
acuerdos y en los compromisos.
 La comunicación escrita es la única forma
de garantizar eficazmente que lo que un
día se pactó sigue en pie; un pedido,
precio de un producto, condiciones de
pago, forma y plazo de envío. Es la
constancia de las diferentes partes que
intervienen en la relación mercantil o
comercial.Medio de prueba legal

 Que una comunicación escrita tenga un
valor de constancia, le otorga una nueva
propiedad: ser prueba legal en caso de
litigio, Esto se debe a que es un testimonio
fiel de las condiciones en que se hizo una
transacción.

Facilitación del intercambio
comercial
 La comunicación escrita aporta un elemento
de seriedad y formalidad en toda transacción
comercial y esto esfundamental para que los
empresarios de hoy puedan tomar decisiones
importantes en el momento preciso.
 Sin el manejo adecuado de los documentos,
los cuales se encuentran dentro de una gaveta
de archivo (físicamente) y en la memoria
(disco duro) de una computadora, cualquier
negocio dejaría de funcionar con efectividad.

Ciclo de vida de un documento
 Ante la importancia de los documentos en lasempresas, el ciclo de vida de ellos implica cinco
etapas:






1.
2.
3.
4.

Creación del archivo
Archivo y protección
Utilización
Transferencia

5. Eliminación.

1. Creación o recibo
 El número de documentos que se utilizan diariamente en
una empresa es impresionante por ej. Cartas, avisos de
publicidad, estados de cuenta, ordenes de compra,
cheques, facturas, etc.
 La misma empresa recibetambién diariamente;
solicitudes de crédito, lista de precios, catálogos,
remesas, etc.
 La mayor parte de estos documentos se conservan con
base en sistemas de archivo, de manera que puedan ser
consultados en el momento en que se necesite.

2. Archivo y protección
 Para conservar los documentos comerciales se
deben tomar las medidas necesarias para
guardarlos y protegerlos durante el tiempo de suvida útil.
 Cualquier documento que se retenga debe ser
guardado adecuadamente para poder localizarlo
con rapidez cuando se necesite, por lo que existen
algunas sugerencias:

Sugerencias para archivar.
 1. Escoger bien el sistema a usar, según el tipo de
documento o información que se guarde.
 2. usar sistemas cruzados, es decir, combinar el
cronológico con el alfabético, el geográfico con elnumérico, etc.
 3. utilizar colores como ayuda visual a la clasificación
 4. Si se usan broches BACO colocarlos en la parte superior
de la hoja, no en el lado derecho.
 5. Tener presente al regla de oro: a mayor clasificación,
mayor agilidad.

3. Utilización
 Los documento se guardan por un motivo principal:
para su consulta. Solo aquellos que se pueden
necesitar para referencia futurajustifican el tiempo
empleado para guardarlos.
 Para saber que documentos serán utilizados
posteriormente y cuáles no, se necesita conocer
muy bien el giro de la empresa, las leyes sobre
conservación de documentos y poseer una buena
dosis de sentido común.

4. Transferencia

 A medida que los documentos se tornan inactivos, deben
ser sacados de los archivadores activos, ya que quitan
espacio e...