controlar la informacion documental de una empresa

CONTROLAR LA INFORMACIÓN DOCUMENTAL DE LA EMPRESA

Es aplicar las pautas y normas de control interno para evitar posibles fraudes, malversaciones y errores, que pueden llevar a pérdidas de índole cualitativas o cuantitativas.
Deberías buscar en la red o fuentes que dispongas material sobre el Control Interno.
Es controlar en este caso, que la documentación esté bien ordenada, numerada, queno se omitan detalles e informaciones importantes, quien las custodia y tiene acceso a ellas. No hay que olvidarse que los documentos, ya sean informes, formularios, comprobantes son la fuente de los sistemas administrativos los cuales sirven para manejar y generar información y a la vez tomar decisiones posteriormente. Espero te sirva, cualquier duda me preguntas de nuevo.
Con el título de"Controlar la información documental de la empresa" se refiere a la materia de la rama de administración, que, como su nombre lo dice, enseña al alumno a manejar de manera física o electrónica los documentos de una empresa, ya sean los documentos recibidos, registrados y archivados o el control y registro de los documentos enviados, ya sea, a otra empresa o a un individuo en parte individuales enalgún otro mueble que tenga la misma función, o de manera electrónica el cual resulta más fácil de manejar dado que pueden guardarse los documentos necesarios dentro del ordenador, memorias USB o discos duros externos y pueden ser utilizados en cualquier lugar, siempre y cuando se tenga a la mano un dispositivo electrónico capaz de realizar la función.

Introducción:

Existe una gran diferenciasobre cómo organizan sus archivos las diferentes empresas. Algunas nunca encuentran nada, o si lo consiguen es después de un gran esfuerzo. Otras, sin embargo, localizan al instante un documento que alguien les ha solicitado aunque ese documento sea de varios años atrás.
¿Dónde está la diferencia?
Está en la forma en que unos y otros han organizado el archivo de sus documentos. Se trata, enresumen, de un problema de método.
En las empresas pequeñas, lo primero es ordenar y saber dónde hay que dejar la documentación que llega a la empresa.
A veces ocurre que los papeles están repartidos entre el bolsillo del empresario, la guantera del coche, el asiento de detrás, la mesilla de noche, los cajones de la mesa del gerente (o del dueño), sobre las mesas y en un sin fin de lugares dedifícil descripción.
Así pues, es necesario habilitar un lugar donde depositar todos los documentos que llegan. Si la empresa no es muy grande una sencilla caja de cartón es suficiente. La idea es que no se pierda ninguno y que estén todos juntos y localizables para ser contabilizados, tramitados o archivados.
Si alguien quiere llevarse algún documento, es aconsejable entregar una fotocopia. Sinecesita el original, se echa dentro de la caja la fotocopia junto con una hoja dónde conste la persona, fecha y motivo por el cual se ha llevado el original. Dicha hoja debe estar firmada por la persona que se lo ha llevado.
Con ello, en la práctica, se evitan muchos problemas cuando se trata de documentos importantes que no aparecen: contratos, escrituras, etc.
A continuación describimos cómo debeestar organizado un archivo desde nuestro punto de vista, para que cumpla la doble misión que tiene encomendada:
1º.-Que los documentos estén bien guardados
2º.-Que cualquier persona pueda encontrarlos fácilmente y no sólo quien los ha archivado.
Lo primero es necesario tener espacio para el archivo y disponer de tantos archivadores como necesite. Hace falta un archivador para cada cosa: unopara proveedores, otro para clientes, otro para faxes recibidos, etc.
Por ejemplo, si tiene diez cuentas en cinco bancos, es necesario tener un archivador para cada cuenta. En este caso, tendrá diez archivadores sólo para los bancos. Únicamente si tiene muy pocos movimientos en algún banco, podrá compartir archivador con otro banco, pero siempre teniendo las cuentas perfectamente separadas....