CONTROLDECORRESPONDENCIA

1. OBJETIVO:
Controlar el flujo de la correspondencia en la institución, garantizando que la información llegue a la persona interesada y la comunicación se de manera adecuada y oportuna.
2.ALCANCE:

Desde la elaboración de correspondencia hasta que se archiva.

3. GLOSARIO:

Correspondencia externa: Todo documento que llega a la entidad.

Correspondencia enviada: comunicaciones, glosas,facturación, informes estadísticos, oficios a los proveedores, entre otros.

Correspondencia interna: Cartas, Circulares, memorandos.

Documento: Información y su medio de soporte.

4. RESPONSABLES:Secretaria de Gerencia.
Los funcionarios de la Institución.

5. POLITICAS DE OPERACIÓN:

Cualquier funcionario de la institución puede generar correspondencia para enviar a otra dependencia al interiorde la institución o para un ente o persona externa.
Cada funcionario será responsable por archivar la correspondencia que recibe y las copias de la que genera como control y evidencia.

6. ACTIVIDADESA DESARROLLAR:

PASO
RESPONSABLE
ACTIVIDAD
DESCRIPCION
REGISTROS
1
Funcionarios de la Institución
elaboración de correspondencia
Cualquier funcionario de la institución puede generar correspondenciapara enviar a otra dependencia al interior de la institución o para un ente o persona externa, para lo cual deberá utilizar los formatos establecidos de acuerdo a su necesidad de comunicación.
Lacorrespondencia generada deberá hacerse en original y copia para obtener los recibidos.
Oficio
Circular
Memorando
2
Secretaria de Gerencia
recepción y radicación
Se recibe la correspondencia externa einterna y se radica con fecha en el formato correspondiente.
Control de Correspondencia Externa
Control de Correspondencia Interna
3
Secretaria de Gerencia
verificación
La correspondencia externa einterna recibida es verificada en cuanto al funcionario, dependencia o institución a la cual va dirigida.
N/A
4
Secretaria de Gerencia
distribución
Se hace entrega de la correspondencia recibida al...