Controles de cobranza

Controles de cobranza

Cada vez que un cobrador concreta una cobranza es imprescindible que emita un comprobante de Recibo de cobro que certifique que el cliente ha efectuado el pago, en el cual consten los datos del cliente, los montos y comprobantes pagados y los valores entregados como forma de pago.
El Recibo de cobro es un comprobante no solamente de interés para la empresa, sino quetambién para el cliente, ya que el mismo es el que le permite al cliente contar con una documentación que respalda que el pago ha sido efectuado.

Aquellas empresas que habitualmente reciben cobranzas integradas por cheques de terceros, requieren de realizar importantes controles que permitan verificar la confiabilidad de los mismos para que no se produzcan riesgos ante la incobrabilidad de losmismos.
Para realizar este control en la actualidad, existen diferentes servicios que proveen información sobre los titulares de las cuentas de los cheques a recibir.
Los abonados a este servicio simplemente pueden solicitar esta información telefónicamente o por e-mail, para que en pocos minutos obtengan los datos sobre la confiabilidad de los titulares desde el punto de vista crediticio, oincluso pueden contratar un seguro que previa autorización del cheque a recibir, elimine el riesgo de cobrabilidad de los mismos.

Para asegurarse que los valores cobrados a los clientes efectivamente ingresen en la empresa, lo cual es el objetivo fundamental del proceso de cobranzas, es necesario instrumentar una serie de controles sobre los recibos emitidos por la empresa, y la liquidación de lascobranzas realizadas por cada cobrador.
Las siguientes recomendaciones a tener en cuenta para la manipulación de recibos, tienen como objetivo evitar que se generen documentos fraudulentos, y que los mismos puedan ser utilizados para una estafa tanto al cliente como para la empresa:

* Los recibos de cobro deben ser preimpresos, y contar con toda la información de la empresa y pie de imprentaque permita identificarlos como originales adecuadamente.
* Cada recibo de cobro debe estar previamente numerado, y esta numeración debe garantizar identificar de forma inequívoca a cada documento.
* Cada vez que la imprenta entrega un nuevo talonario, éste debe quedar bajo custodia de un responsable, quien deberá ser el único encargado de entregar los mismos a quienes requieranutilizarlos.
* La entrega de talonarios de recibo a quienes los utilicen debe hacerse mediante una constancia escrita donde figure la persona que entrega el talonario, la persona que lo recibe, la fecha y los números de recibos incluidos en el talonario.
* Los recibos deben utilizarse siempre en forma correlativa sin dejar documentos vacíos, los cuales en caso de necesitar anularse el original ytodas sus copias deben quedar adheridas al talonario de modo de evitar la utilización de alguna de ellas indebidamente, y estar todas adecuadamente inutilizadas.
* Además del original entregado al cliente, es imprescindible que cuenten con al menos dos copias que deberán generarse mediante el uso de papel copiativo o carbónico, para que una sea entregada junto con los valores recibidos y otraquede archivada en el talonario, no debiendo permitirse que ninguna de las copias se complete independientemente del original.
* Al momento de emitirse un recibo de cobro a un cliente, en el mismo deben constar los datos que permitan identificar claramente al cliente, la moneda, cotización o tipo de cambio utilizado, el monto cobrado, los comprobantes a cancelar, y los valores recibidos comoforma de pago.

Sobre los valores recibidos como formas de pago, es aconsejable tener presente las siguientes prácticas:

* En el caso de recibir cheques u otros documentos como formas de pago es necesario que se incluya toda la información que permita identificar a cada uno de los documentos recibidos, como ser banco, titular de la cuenta, fecha de emisión, fecha de vencimiento, moneda e...