Controles de inventarios

Los elementos de un buen control interno sobre los inventarios incluyen:
• 1. Conteo físico de los inventarios por lo menos una vez al año, no importando cual sistema se utilice.
• 2. Hacer conteos periódicos o permanentes para verificar las pérdidas de material.
• 3. Procure que el control de inventarios se realice por medio de sistemas computarizados, especialmente si se mueven una granvariedad de artículos. El sistema debe proveer control permanente de inventarios, de manera de tener actualizadas las existencias, tanto en cantidad como en precios. Esto no es difícil de obtener, pues hoy en día, el costo de una computadora personal ya esta al alcance de cualquier pequeña empresa.

4.Deben efectuarse conteos físicos, periódicos y sistemáticos del 10% de los productos almacenados ycotejar los resultados.
• 5. Establezca un control claro y preciso de las entradas de mercancías al almacén, informes de recepción para las mercancías compradas e informes de producción para las fabricadas por la empresa. Las mercancías saldrán del almacén únicamente si están respaldadas por notas de despacho o requisiciones las cuales han de estar debidamente autorizadas para garantizar quetendrán el destino deseado.
• 6. Los inventarios deben encontrarse en instalaciones que los protejan de deterioros físicos o de robos y procurar que solo tengan acceso a las mismas el personal de almacén debidamente autorizado.
• 7. Trate de responsabilizar al Jefe de Almacén de informar sobre la existencia de mercancías deterioradas. También deberá responsabilizarle de no mezclar los inventarios denuestra propiedad con las mercancías recibidas en consignación o en depósito.
• 8. Mantenimiento eficiente de compras, recepción y procedimientos de embarque.
• 9. Almacenamiento del inventario para protegerlo contra el robo, daño ó descomposición.
• 10. Permitir el acceso al inventario solamente al personal que no tiene acceso a los registros contables.
• 11. Mantener registros deinventarios perpetuos para las mercancías de alto costo unitario.
• 12. Comprar el inventario en cantidades económicas.
• 13. Mantener suficiente inventario disponible para prevenir situaciones de déficit, lo cual conduce a pérdidas en ventas.
• 14. No mantener un inventario almacenado demasiado tiempo, evitando con eso el gasto de tener dinero restringido en artículos innecesarios.
• 15. Involucrar alpersonal en el control de los materiales: concientizarlo con charlas y concursos sobre el problema; aceptar sugerencias; informarles sobre los resultados de los inventarios, en lo que a perdidas se refiere y sobre todo, hacerle sentirse parte importante de la organización.
• 16. Conformar los inventarios físicos con los registros contables.
• 17. Proteger los inventarios en un almacén techado ycon puertas de manera que se eviten los robos.
• 18. Realizar entrega de mercancías únicamente con requisiciones autorizadas.
• 19. Proteger los inventarios con una póliza de seguro.
• 20. Hacer verificaciones al azar para comparar con los libros contables.
• 21. Cuando el sistema de registro y control de los inventarios, no este integrado computacionalmente con el contable, debe efectuarsediariamente, el cuadre en valores, entre los datos de los movimientos reportados por el almacén y los registrados por contabilidad.
• 22. Los custodios de las existencias almacenadas deben firmar actas de responsabilidad material, que garanticen su control y recuperación antes faltante o deterioros por negligencia.
• 23. El almacén debe contar con la relación de cargos y nombres de las personasautorizadas a entrar en el mismo y de los nombres y firmas de los funcionarios autorizados a solicitar productos u ordenar ventas y despachos a terceros.
• 24. Todo documento elaborado por movimientos de existencias, debe estar firmado por la persona que entrega y por la que recibe.
• 25. Los registros de inventario no pueden operarse por personal del almacén, ni estos, tener acceso a los...