Controles eficaces

Requisitos para Controles Eficaces



Para que un sistema de control sea realmente eficiente y pueda abarcar de manera eficaz todo el sistema de la organización se deben seguir los siguientes requisitos:



Ajuste Preciso de los Controles a Planes y Puestos: Todas las técnicas y sistemas de control deben ser un reflejo de los planes para cuyo seguimiento se les diseño. Cada plan, así comocada tipo y fase de una operación, tienen características que les son propias. Lo que los administradores necesitan es información que les señale como progresan los planes de los que son responsables, de igual modo, los controles deben ajustarse a la medida de los puestos. Ciertas técnicas, como las que implican presupuestos, horarios y costos estándar y diversas razones financieras, son deaplicación general en varias situaciones. No obstante, ninguna de las técnicas mas usadas es completamente aplicable a una situación dada. De igual manera los controles deben reflejar la estructura organizacional, por lo tanto el principal medio para la aclaración de las funciones de cada individuo en una empresa, la estructura organizacional revela quien es responsable de la ejecución de los planes yde cualquier desviación respecto de ellos. Así, mientras mas cuidadoso sea el diseño de los controles para que reflejen el punto de la organización en el que recae la responsabilidad sobre las acciones, permitirán mejor que los administradores corrijan desviaciones respecto de los planes.

Ajuste Preciso de los Controles a los Administradores en lo Individual: Los controles también deben serajustados a cada administrador en lo individual. El propósito de los sistemas e información de control es, por supuesto, contribuir a que cada administrador ejerza su función de control, si no son de un tipo tal que resulten comprensibles para un administrador, no tendrán ninguna utilidad; en resumidas cuentas los que importa es que la gente obtenga la información que necesita en forma tal que lacomprenda y utilice.

Certeza de que los Controles Señalan Excepciones en Puntos Críticos: Uno de los medios más importantes para ajustar los controles a la medida de las necesidades de eficiencia y efectividad es cerciorarse de que se les ha diseñado para señalar excepciones. En otras palabras, los controles que se concentran en excepciones del desempeño planeado permiten a los administradoresbeneficiarse del proverbial principio de la excepción y detectar las áreas que demandan su atención.


Búsqueda de Objetividad en los Controles: La administración posee necesariamente muchos elementos subjetivos, pero lo ideal seria que la determinación de si un subordinado es eficaz o no en su trabajo no dependiera de consideraciones subjetivas; si los controles son subjetivos, lapersonalidad del administrador o del subordinado puede influir en los juicios de desempeño y restarle precisión a estos, pero a los individuos les resulta difícil eludir el control de desempeño , particularmente si las normas y medidas se mantienen al día mediante revisiones periódicas. Este requisito puede resumirse diciendo que para el control eficaz se requiere de normas objetivas, precisas y adecuadas.Garantía de Flexibilidad de los Controles: Los controles deben seguir siendo funcionales ante la posibilidad de cambios en los planes, circunstancias imprevistas o rotundos fracasos. Para que los controles mantengan su eficacia a pesar de fracasos o cambios inesperados en los planes, deben ser flexibles.

Ajuste del Sistema del Control a la Cultura Organizacional: Para ser óptimamente eficaz,todo sistema o técnica de control debe ajustarse a la cultura organizacional, como por ejemplo; en una organización donde las personas gozan de considerable libertad y participación, un sistema riguroso iría a tal punto contra la corriente que estaría condenado al fracaso. Si, por el contrario, un superior les ha concedido tradicionalmente a sus subordinados escasa participación en al toma de...