Convenciones y Grupos

República  Bolivariana de Venezuela. 
Ministerio del Poder Popular para la Educación Universitaria. 
Colegio Universitario de caracas. Sede – Sucre. 
Programa Nacional de Formación en Turismo. 
 
 

DEPARTAMENTO DE CONVENCIONES Y GRUPOS



Profesor: 
Martinez Juan



 










Caracas, Enero de 2014 
DEPARTAMENTO DE CONVENCIONES Y GRUPOS
En ciertos hotelesestos actos requieren personal especializado que se encarga de reservar y organizar, todo lo relacionado con la utilización de salones para convenciones y material a subcontratar.
En Hoteles de capacidad alojaría reducida, suele existir una figura profesional denominada Responsable de Grupos y convenciones, que se encarga de la gestión de las reservas de Grupos (puede considerarse como grupo,un mínimo de 6 habitaciones en un Hotel de 50 habitaciones) y de la cotización, seguimiento, venta y organización de los diferentes eventos que se pueden desarrollar en un establecimiento hotelero, pudiendo ser un Congreso, una Convención, un Seminario, un Show Room, etc.
En la mayoría de los casos esta persona suele pertenecer al Departamento Comercial de la empresa, pero existen empresasen las que pertenecen al Departamento de Recepción ya que la venta del evento la realizan Ejecutivos de Ventas. En este caso el Responsable de Grupos y Convenciones, se encarga de la organización del evento una vez la venta está cerrada.
Este departamento se encarga de las actividades económicas asociadas a la realización de:
Congresos
Convenciones
Viajes de incentivos
Otras reunionessimilares:
Jornadas, Encuentros, Conferencias, Simposios, Foros, Seminarios, Cursos Convocados por motivos profesionales y/o asociativos.
Convenciones: Son reuniones de un grupo de personas que comparten intereses similares, ya sean comerciales, industriales, profesionales, políticos, privados, particulares, religiosos o de otra índole y que convergen en un lugar y fecha determinadospreviamente para convivir, tratar asuntos de interés común y tomar decisiones al respecto.
Congresos: Es la reunión de un grupo de personas que comparten, como en el caso anterior, intereses similares. En la mayoría de los casos, este término se aplica a reuniones de ciencias médicas o profesionales y otro tipo de organizaciones.
Las funciones y responsabilidades de este departamento son lassiguientes:
Coordinar la logística del registro.
Eventos y banquetes así como de las actividades adicionales al objetivo principal de la reunión.
Ofrecer actividades alternativas para los acompañantes.
Manejar las emergencias que surjan.
Conocer los antecedentes de la empresa o asociación que efectuará el evento
Estar totalmente enterado de los objetivos de la reunión.
Obtener el listado delos participantes y organizar los traslados, hospedaje y alimentación. Confirmar la asistencia de los oradores o panelistas.
Preparar los salones donde se realizaran los eventos y el equipo audiovisual necesario.
Conocimiento y habilidad para ser capaz de conocer a detalle los elementos económicos, políticos, sociales, culturales, etc. Que intervienen en la realización de una reunión
Conscientede la inversión que en tiempo, dinero, recursos humanos que representa para las asociaciones o empresas el llevar a cabo una reunión.
Actitud positiva para afrontar las situaciones que se presenten y resolverlas con serenidad, prontitud y eficiencia.
Contar con los conocimientos y experiencia de la profesión necesarios para organizar los más mínimos detalles de un evento.
Nunca dar nada porhecho, manteniendo una supervisión estricta sobre las responsabilidades delegadas a terceros verificando su ejecución.
Ser capaz de mantener un aprendizaje continuo en toda área del conocimiento y saber transmitirlo a sus colaboradores.
Debe saber trabajar en equipo para transmitir las instrucciones clara y concisamente evitando errores.
Saber elegir a sus colaboradores buscando gente capaz y...