Convenciones


Desarrollo de procesos técnicos y administrativos que se utilizan en la comercialización y venta para grupos y convenciones.








Índice:

¿Qué es convención?, ¿Cómo planificarlo?, ¿Cómo definir fecha y lugar?

Pág. 2

Tiempo de anticipación para los preparativos, ventajas de la planificación.

Pág. 3

¿Cómo organizarlo?, estructura del comité organizador.Pág. 4

Coordinación general, como cotizar un evento.

Pág. 5

Coordinación técnica.

Pág. 6

Coordinación de administración.

Pág. 7

Coordinación de comercialización y difusión.

Pág. 8

Funciones de la coordinación de operación.

Pág. 9

Coordinación de información y relaciones publicas, funciones de la coordinación de finanzas.

Pág. 10

Conclusión, bibliografía.Pág. 11-12



¿Qué es convención?
Es la reunión de un grupo de personas que comparten intereses en común, ya sea comerciales, políticos, culturales, religiosos, industriales, profesionales o de otra índole y que convergen en una fecha y lugar determinado previamente para convivir, tratar asuntos e interés común y tomar decisiones al respecto. Son eventos corporativos, su asistencia es forzada.¿Cómo planificarlo?
Las fechas más convenientes para la realización del evento.
Lugar y sede
Temática general y particular
Quienes y cuantos ponentes participantes serán
Definición de ponentes magistrales y mesas de trabajo
Invitados especiales
Pronostico de participantes esperados

¿Cómo definir fecha y lugar?
El tiempo necesario para la planificación, organización y difusión yrealización
Celebrar el evento en días festivos y vacaciones en oficinas el evento para facilitar la asistencia al evento.
NO realizarla en fechas de otros eventos similares.
Fechas disponibles en centros de convenciones, hoteles y salones y que sean accesibles con los tiempos de la mayoría de los posibles participantes.


Tiempo de anticipación para los preparativos
Depende del evento que sea,la temática debe ser interesante y de actualidad para el grupo que valla a asistir.
Se debe de invitar u contratar conferencistas de calidad y reconocidos en el medio es fundamental para tener una buena concurrencia en el evento. Planificar y evaluar revisando escenarios, precisando objetivos y evaluando los avances, esto permite obtener mejoras constantes en los resultados.

Ventajas de laplanificación
Se tienen objetivos claros y definidos
Se establecen programas con metas para su alcance
Coordina y unifica los esfuerzos del grupo organizado











¿Cómo organizarlo?
Dentro de la etapa de la planificación hay que definir con mucho cuidado el grupo de organizadores, ya que serán los responsables de su realización y en gran medida del éxito. Deben de saber y conocerel evento a fondo.

Estructura del comité organizador

Coordinación general
Coordinación técnica
Coordinación de administración
Coordinación de comercialización y difusión
Coordinación de operación
Coordinación de información y relaciones publicas
Coordinación de finanzas









Coordinación general
Responsable de que se cumplan los objetivos y metas así como de administrary ejecutar el evento, tiene dos funciones fundamentales la funcional y la vital.
La primera es la funcional requiere de involucrarse en los detalles de la administración y operación antes, durante y después del evento.
La segunda es la vital que consta de conseguir la mejor sede, lograr una
excelente asistencia en calidad y numero de participantes, tener actividades recreativas.
Informaciónpara cotizar un evento
Numero de participantes y empresas expositoras esperadas
Numero y tipo de hoteles y habitaciones requeridas
Necesidades del centro de convenciones
Fechas y horarios para la realización del evento
Invitados especiales













Coordinación técnica
Debe estar integrada por personal especialista en el tema, en esta coordinación radica gran parte del...