Convierte Datos En Información Útil

PC world, ISSN 0213-1307, Nº. 225, 2005 , pags. 169-172

Convierte datos en información útil
Rodolfo de Benito 01/11/05

Utilizar Excel para analizar el gran volumen de datos procedentes del Datawarehouse de la empresa puede resultar una ambiciosa tarea. Afortunadamente, Excel puede actuar como cliente OLAP (On Line Analytical Process) y usar cubos como fuente de datos para generar informesdinámicos. en esta entrega aprenderemos a transformar datos en conocimiento útil para la toma de decisiones.

Cómo crear un cubo local a partir de una base Access Un cubo almacena datos agregados en “vistas” o dimensiones, por ejemplo: producto, cliente... Estas suelen estar jerarquizadas, en el caso de las temporales como las fechas lo están por año, trimestre, mes...; o en el de país porregión y ciudad. Pensemos en un cubo que contenga las ventas de los productos de nuestra empresa. Según las dimensiones fecha de venta, país y producto, podríamos analizar las ventas realizadas en España agrupadas por región en el primer semestre del 2005 para los productos de una categoría y posteriormente navegar por sus categorías obteniendo una nueva perspectiva de los datos. Los cubos normalmenteson generados por un servidor OLAP, por ejemplo, Microsoft SQL Server, pero en este truco veremos cómo crearlo a partir de Access y guardarlo localmente. Como muestra utilizaremos la base de datos Neptuno incorporada en Access: 1. Seleccionamos en el menú de Excel Datos » Obtener datos externos » Nueva consulta de base de datos. 2. En el cuadro de diálogo Elegir origen de datos seleccionamos MSAccess Database y pulsamos Aceptar. 3. Seleccionamos la base de datos en la ubicación que corresponda y aceptamos. En este ejemplo Neptuno. 4. Agregamos las columnas que formarán el cubo a partir de las tablas y consultas presentes en la base de datos y pulsamos Siguiente. Para este ejemplo desplegamos la tabla Facturas y agregamos las columnas: Clientes.NombreCompañía, Ciudad, Región, País,Vendedor, FechaEntrega, NombreProducto, PrecioUnidad y Cantidad. 5. Si es necesario especifiaremos filtros para tratar sólo la información que nos interese y pulsaremos Siguiente. 6. En este paso podremos indicar qué orden deben seguir los datos, pulsamos Siguiente. 7. Seleccionamos la opción Crear un cubo OLAP a partir de esta consulta y pulsamos Finalizar. Con ello conseguiremos que se abra el Asistentepara cubos OLAP que, tras una pantalla informativa, nos permitirá indicar qué datos van a resumirse (medidas) y la forma de hacerlo (cuenta, máximo, mínimo o suma). En nuestro ejemplo serán el precio unitario y la cantidad. 8. El segundo paso del asistente consiste en crear las dimensiones y sus jerarquías. Para nuestro ejemplo crearemos: FechaEntrega, País (jerarquizada como País, Región, Ciudady NombreProducto), NombreCompañía y Vendedor.

9. Tras pulsar Siguiente y asegurarnos de que está seleccionada la opción Guardar un archivo de cubo que contenga todos los datos del cubo, pulsamos el botón Finalizar e indicamos el nombre y ubicación del archivo con los datos del cubo. Una vez generado el cubo ya es posible analizarlo con ayuda de informes dinámicos e incluso, en Excel 2003, semuestra directamente el asistente para crearlos. De este tema trataremos en el truco siguiente.

Cómo crear una tabla dinámica a partir de un cubo OLAP Para crear una tabla dinámica en base a un cubo OLAP debemos seguir estas indicaciones: 1. 2. Seleccionamos en el menú de Excel Datos » Informe de tablas y gráficos dinámicos. En el apartado ¿Dónde están los datos que desea analizar?seleccionamos Fuente de datos externa y en ¿Qué tipo de informe desea crear? elegimos Tabla dinámica. Pulsamos Siguiente para avanzar al paso 2 del asistente. Hacemos clic en el botón Obtener datos para elegir el Origen de los datos y luego pulsamos en la solapa Cubos OLAP. Si la conexión con el cubo ya existe tan sólo tendremos que seleccionarla de la lista, por ejemplo, en nuestro caso utilizaremos el...