Copia

Manual de Usuario de

Alfresco
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Manual para usuarios finales de Alfresco como Gestor Documental (CSIRC)

Versión del documento: 1.0 Noviembre 2010
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__________________________________________________ Centro de Servicios de Informática y Redes de Comunicaciones *Edificio Mecenas * Campus Fuentenueva * 18071 Granada* Telf. 958 241010* Fax 958 244221* http://csirc.ugr.es

ÍNDICE 1.- Introducción………………………………………………… 2.- Estructura del repositorio……………………………. 3.- Interfaz de usuario. Cliente web de Alfresco.. 3.1 Barra de herramientas……………………………………….. 3.2 Panel lateral………………………………………………….. 3.3 Área de trabajo………………………………………………. 4.- Trabajando conAlfresco……………………………… 4.1 Vista Detalles………………………………………………… 4.2 Creación y borrado de espacios y contenidos……………….. 4.3 Otras acciones sobre espacios y contenidos…………………. 4.4 Usuarios y Grupos…………………………………………… 4.5 Categorías……………………………………………………. 4.6 Búsquedas…………………………………………………… 4.7 Reglas de contenido y acciones……………………………… 4.8 Flujos de Trabajo (Workflows)....…………………………… 4.9 MiAlfresco………………………………………………….. 5.- Otras formas de trabajar con Alfresco……….. 5.1 WebDAV…………………………………………………….
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__________________________________________________ Centro de Servicios de Informática y Redes de Comunicaciones * Edificio Mecenas * Campus Fuentenueva * 18071 Granada* Telf.958 241010* Fax 958 244221* http://csirc.ugr.es

1.- Introducción
Un gestor documental o gestor de contenidos, es una herramienta que permite la gestión de grandes cantidades de información almacenadas en forma de documentos. La combinación de este tipo de bibliotecas de documentos con índices almacenados en una base de datos permite el acceso rápido mediante diversos métodos, a lainformación contenida en los documentos que generalmente se encuentran comprimidos y que, además de texto, pueden contener cualquier otro tipo de documentos multimedia (imágenes, vídeos...). Un gestor documental permite compartir la información contenida en los documentos que son creados, editados y borrados por sus usuarios. Por tanto, debe proveer de mecanismos que posibiliten esta colaboración y todo loque ello conlleva: organización del repositorio de documentos, gestión de los usuarios y sus permisos para el acceso a los documentos y para la modificación de estos, control de versiones de documentos, búsquedas sobre los documentos, etc. Además de estas características básicas, puede ofrecer otras como notificaciones a los usuarios, reglas de publicación de documentos, mecanismos avanzados decreación de documentos a partir de plantillas, etc. Alfresco es un gestor documental muy completo, creado por expertos en el área de la gestión documental y que presenta todas las características citadas. En este documento se presenta el modo de funcionamiento de Alfresco para usuarios finales.

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2.- Estructura del repositorio
El repositorio (almacén de documentos y archivos) se construye apartir de los conceptos básicos de contenido y espacio, que se repiten a lo largo de este documento. - Contenido: es cualquier archivo almacenado en Alfresco. Puede ser un documento o un archivo de cualquier extensión, como por ejemplo PDF, HTML, jpg, zip, doc, etc. Los contenidos están formados por dos elementos principales: el archivo en sí mismo y sus propiedades (información acerca delcontenido). Por defecto, los contenidos tienen las propiedades de título, descripción y autor, junto con información para auditoría como quién lo creó y cuando fue creado. - Espacio: es equivalente al concepto de directorio o carpeta, pero con propiedades adicionales como reglas de contenido y de seguridad. Puede contener otros espacios y contenidos....