Correo electronico: reglas y etiqueta

CORREO ELECTRONICO: REGLAS Y ETIQUETA

La evolución sistemática de nuestro mundo global genera decididos cambios, provocando la necesidad de adaptaciones constantes y contundentes. En la comunicación actual debemos adecuarnos a los avances tecnológicos, para así vivir integrados, compartiendo informaciones y afirmando relaciones, evitando desigualdades y distanciamientos.

Nuestrascomunicaciones nos obligan a manejar con respeto estos nuevos modos de contactos, por tanto es una asignatura que estamos obligados a tomar y que no debemos dejar pendiente.

Expresarse en forma correcta y la utilización del correo electrónico de manera adecuada, nos ayuda ahorrar nuestro tiempo y sobre todo el tiempo de nuestros interlocutores. El uso respetuoso del medio nos permite ser máseficientes y proyectar una buena imagen como personas.

Hoy debemos correr detrás de hipertextos, de páginas virtuales de libros intangibles, de redes sociales y debemos hacer del correo electrónico nuestro pan diario de comunicación.

Del mismo modo que surgen estas nuevas formas de comunicación, emergen nuevas normas de relacionamiento, modos protocolares o de etiqueta, que los usuarios debemosconocer para generar así nuestras emisiones con total respeto hacia nuestros interlocutores. Debemos en todo momento considerar que para quienes utilizan el correo electrónico como herramienta de trabajo o como apoyo a sus múltiples actividades, no es agradable recibir correos mal elaborados o con el propósito de inducir para compartir enlaces, Power Points, pedidos de colaboración, publicidad,alertas de virus, cadenas etc., mezclados entre los correos de sus propias tareas y proyectos.

Ante estas necesidades de ordenar el uso de estas nuevas herramientas de comunicación surgen las “Reglas de Etiqueta para el uso del Correo Electrónico y las Normas de Cortesías”. Que hoy deseamos compartir.

REGLAS DE ETIQUETA – “NETIQUETTE” 
(Contracción de las palabras "Net" y "etiquette")
Serefiere al conjunto de reglas que rigen el comportamiento correcto en Internet con el fin de respetar a los demás y ser respetados. Actúan como pautas de cortesía y conducta apropiadas para que todos los usuarios puedan proceder respetuosamente con los demás.

CUANDO SE ESCRIBE Y ENVÍA UN MENSAJE
- Indique el asunto del mensaje con claridad en el campo "Asunto".
Esto es particularmente significativopara el destinatario del mensaje. Si el “asunto” es claro, será mucho más fácil para el receptor decidir cuáles son importantes y cuáles no.
-Envíe correos electrónicos a las personas que estén involucradas únicamente 
No es aconsejable (y es molesto para los destinatarios) enviar correos electrónicos a todos sus contactos. Los destinatarios pierden un tiempo valioso clasificando los mensajesque realmente les incumbe de aquellos que les interesa poco o nada.
-Cortesía y respeto. Sea breve y dé un amplio contexto al mensaje.
Utilice la cortesía y respeto para con el destinatario. Es preferible usar oraciones cortas y precisas. Si el mensaje es largo, divídalo en párrafos para que sea más fácil de leer. Un texto preciso, bien estructurado, ayuda a evitar malentendidos o confusiones.Recurra al lenguaje apropiado y evite observaciones groseras o graciosas, el sarcasmo y los insultos fuera de lugar, podrían considerarse poco éticas o difamatorias.
-Si se deben adjuntar documentos al mensaje, tenga en cuenta los destinatarios.
Asegúrese de que el archivo esté guardado en un formato que la mayoría de los software actuales puedan leer. Esté atento al tamaño del adjunto.Cuanto más grande sea el archivo, se necesitará más tiempo para enviar y recibir.
- Evite usar letras mayúsculas.
El texto escrito en mayúscula es difícil de leer, usar palabras en letras mayúsculas en Internet sugiere que está expresando emociones fuertes, es como gritar, que puede no ser bien visto por el receptor. Para enfatizar un término, escríbalo entre comillas.
- Antes de enviar un...