correspondencia en las empresas





Introducción

En algunas empresas los archivos se organizan de diferentes maneras. Algunas nunca encuentran nada, o si lo consiguen es después de un gran esfuerzo, es decir, todo traspapelado. Otras, localizan al instante un documento que alguien les ha solicitado aunque ese documento sea de varios años atrás, ya que tienen bien ordenados sus papeles.
La diferencia está en la formaen que las distintas empresas han organizado el archivo de sus documentos. Se trata de un problema de organización. En las empresas pequeñas, lo primero es ordenar y saber dónde hay que dejar la documentación que llega.
Hay ocasiones en que los papeles están repartidos entre el bolsillo del empresario, la guantera del coche, el asiento de detrás, los cajones de la mesa del gerente, sobre lasmesas, en pocas palabras, están regados por todas partes. Es necesario asignar un lugar donde depositar todos los documentos que llegan. Si la empresa no es muy grande una sencilla caja de cartón es suficiente. La idea es que no se pierda ninguno y que estén todos juntos y localizables para ser contabilizados, tramitados o archivados.












ARTICULO 46. TODO COMERCIANTE ESTA OBLIGADOA CONSERVAR LOS LIBROS, REGISTROS Y DOCUMENTOS DE SU NEGOCIO POR UN PLAZO MINIMO DE DIEZ AÑOS. LOS HEREDEROS DE UN COMERCIANTE TIENEN LA MISMA OBLIGACION.
ARTICULO 47. LOS COMERCIANTES ESTAN OBLIGADOS A CONSERVAR DEBIDAMENTE ARCHIVADAS LAS CARTAS, TELEGRAMAS Y OTROS DOCUMENTOS QUE RECIBAN EN RELACION CON SUS NEGOCIOS O GIRO, ASI COMO COPIAS DE LAS QUE EXPIDAN.
ARTICULO 48. TRATANDOSE DE LASCOPIAS DE LAS CARTAS, TELEGRAMAS Y OTROS DOCUMENTOS QUE LOS COMERCIANTES EXPIDAN, ASI COMO DE LOS QUE RECIBAN QUE NO ESTEN INCLUIDOS EN EL ARTICULO SIGUIENTE, EL ARCHIVO PODRA INTEGRARSE CON COPIAS OBTENIDAS POR CUALQUIER MEDIO: MECANICO, FOTOGRAFICO O ELECTRONICO, QUE PERMITA SU REPRODUCCION POSTERIOR INTEGRA Y SU CONSULTA O COMPULSA EN CASO NECESARIO.
ARTICULO 49. LOS COMERCIANTES ESTAN OBLIGADOSA CONSERVAR POR UN PLAZO MINIMO DE DIEZ AÑOS LOS ORIGINALES DE AQUELLAS CARTAS, TELEGRAMAS, MENSAJES DE DATOS O CUALESQUIERA OTROS DOCUMENTOS EN QUE SE CONSIGNEN CONTRATOS, CONVENIOS O COMPROMISOS QUE DEN NACIMIENTO A DERECHOS Y OBLIGACIONES.
PARA EFECTOS DE LA CONSERVACION O PRESENTACION DE ORIGINALES, EN EL CASO DE MENSAJES DE DATOS, SE REQUERIRA QUE LA INFORMACION SE HAYA MANTENIDO INTEGRA EINALTERADA A PARTIR DEL MOMENTO EN QUE SE GENERO POR PRIMERA VEZ EN SU FORMA DEFINITIVA Y SEA ACCESIBLE PARA SU ULTERIOR CONSULTA. LA SECRETARIA DE ECONOMIA EMITIRA LA NORMA OFICIAL MEXICANA QUE ESTABLEZCA LOS REQUISITOS QUE DEBERAN OBSERVARSE PARA LA CONSERVACION DE MENSAJES DE DATOS.










Facturas de proveedores:

Una vez comprobadas las facturas que le envían los proveedorescon los pedidos realizados, con los albaranes y con la mercancía recibida y verificadas las operaciones matemáticas y contabilizadas, tendrá que guardarlas en el archivador de "Facturas de proveedores". Se deben guardar por orden correlativo, por el número asignado en la Contabilidad del 1 al 99999999…., nunca por orden alfabético o por proveedores o en las carpetas independientes, por la dificultada la hora de encontrarlos cuando se necesitan. La idea es que conforme van llegando las facturas, se comprueban, se contabilizan y en ese momento se les asigna un número correlativo (obligatorio por otro lado por el reglamento del IVA). Dicho número lo da (o debería darlo) el programa de contabilidad y el contable lo escribe en la parte superior derecha de la factura para poderla localizarfácilmente. De este modo el archivador de proveedores aparece como un libro con todas sus hojas numeradas.

Facturas de clientes:
Una vez realizada la factura por orden correlativo del 1 al 99999999 para cada año y una vez contabilizada, se guarda correlativamente en el archivador de facturas de clientes. La localización de una determinada factura se realiza del mismo modo explicado para los...