Correspondencia En Word

Correspondencia en Word
Pasos
1. Elegir el tipo de documento en el que se va a combinar la información
El panel de tareas Combinar correspondencia se abre con una pregunta sobre el tipo de documento combinado que está creando. Una vez elegido, haga clic en Siguiente en la parte inferior del panel de tareas.

Elegir el documento principal que desea utilizar
Si el documento principal yaestá abierto, o está empezando con un documento en blanco, puede hacer clic en Utilizar el documento actual.

De lo contrario, haga clic en Empezar a partir de una plantilla o en Empezar a partir de un documento existente y busque la plantilla o el documento que desea utilizar.
2. Conectarse con un archivo de datos y seleccionar registros
Conectarse al archivo de datos
En este paso delproceso de combinar correspondencia, el usuario se conecta al archivo de datos donde se encuentra almacenada la información exclusiva que desea combinar en su documento.

Si la información de la lista de contactos de Microsoft Office Outlook® es completa y está actualizada, este es un archivo de datos excelente para utilizar en cartas para clientes o mensajes de correo electrónico. Sólo tiene quehacer clic en Seleccionar de los contactos de Outlook en el panel de tareas y elegir la carpeta Contactos.
Si dispone de una hoja de cálculo de Microsoft Office Excel o de una base de datos de Microsoft Office Access que contiene la información de sus clientes, haga clic en Utilizar una lista existente y, a continuación, en Examinar para buscar el archivo.
Si todavía no tiene ningún archivo dedatos, haga clic en Escribir una lista nueva, y utilice el formulario que se abre para crear su lista. La lista se guarda como un archivo de base de datos de direcciones (.mdb) que se puede reutilizar.
Elegir los registros en el archivo de datos que desea utilizar
Conectarse a un determinado archivo de datos no significa que necesariamente tenga que combinar la información de todos los registros(filas) de ese archivo de datos en el documento principal.
El cuadro de diálogo Destinatarios de combinar correspondencia se abrirá tras conectarse con el archivo de datos que desea utilizar o al crear un nuevo archivo de datos. Puede seleccionar un subconjunto de registros para su combinación de correspondencia ordenando o filtrando la lista.

3. Agregar campos al documento principalAgregar campos
Si el documento principal todavía está en blanco, escriba la información que aparecerá en cada copia. Después, agregue campos haciendo clic en los hipervínculos en el panel de tareas.
Los campos son marcadores que el usuario inserta en el documento principal en ubicaciones donde desea que aparezca información exclusiva. Por ejemplo, puede hacer clic en los vínculos Bloque de direccioneso en Línea de saludo del panel de tareas para agregar campos junto a la parte superior de una carta de un producto nuevo, de manera que cada carta con destinatario contenga una dirección y un saludo personalizados. Los campos aparecen en el documento con comillas dobles, por ejemplo, «Bloque de dirección».

Si hace clic en Más elementos en el panel de tareas, puede agregar campos que coincidancon cualquiera de las columnas del archivo de datos. Por ejemplo, los datos pueden incluir una columna denominada Nota personal. Al poner un campo Nota_personal en la parte inferior de una carta modelo, puede personalizar cada copia todavía más. Incluso puede personalizar los sobres agregando un código de barras postal, si está utilizando la versión de Word en idioma inglés (Estados Unidos), o elfranqueo electrónico (si tiene instalado un programa de franqueo electrónico).
Asignar campos
Si en el documento inserta un campo de bloque de direcciones o un campo de línea de saludo, se le pedirá que elija el formato que prefiere. Por ejemplo, la ilustración muestra el cuadro de diálogo Línea de saludo que se abre al hacer clic en Línea de saludo en la lista de tareas. La lista que hay en...