correspondencia por correo

Usar la combinación de correspondencia para enviar mensajes de correo electrónico personalizados a la lista de direcciones de correo electrónico
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Cuando desee enviar un mensaje de correo electrónico a los destinatarios de la lista de direcciones, puede usar la combinación de correspondencia para crear mensajes de correo electrónico. Cada mensaje contiene el mismo tipo deinformación; sin embargo, el contenido de cada mensaje es único. Por ejemplo, en el mensaje de correo para los clientes, se puede personalizar cada mensaje para dirigirse a cada cliente por su nombre. La información exclusiva de cada mensaje viene de las entradas de un archivo de datos.
Además, con la combinación de correspondencia, cada mensaje de correo electrónico es un correo independiente en el quecada destinatario es el único destinatario de cada mensaje. Al contrario que en el caso de los mensajes de correo electrónico a un grupo de destinatarios o destinatarios ocultos de la línea de la copia oculta (CCO) del mensaje.
Notas
• Debe tener instalado un programa de correo electrónico compatible con MAPI. Las funcionalidades de la interfaz de programación de aplicaciones de mensajería (MAPI,Messaging Application Program Interface) de Outlook permite que Microsoft Office Word y Microsoft Office Outlook compartan información al enviar el mensaje de correo electrónico combinados.
• Debe usar la misma versión de Outlook y Word. Si usa Microsoft Office Word 2007, también debe utilizar Microsoft Office Outlook 2007.
• No puede agregar destinatarios a la línea CC (con copia). Lacombinación de correspondencia no proporciona ninguna forma de designar destinatarios secundarios. Cada destinatario recibe una copia del mensaje si está en la línea Para del mensaje.
El proceso de combinación de correspondencia implica los siguientes pasos generales:
1. Configurar el mensaje de correo electrónico. El documento principal contiene el texto y los gráficos que son iguales en todos losmensajes. Por ejemplo, el logotipo de la empresa o el cuerpo del mensaje.
2. Conectar el documento del mensaje de correo electrónico con la lista de direcciones. La lista de direcciones es el origen de datos que usa Word en la combinación de correspondencia; se trata de un archivo que contiene las direcciones de correo electrónico desde donde se envían los mensajes.
3. Acotar la lista dedestinatarios o de elementos. Word genera un mensaje para cada dirección de correo electrónico de la lista. Si desea generar mensajes sólo para algunas direcciones de la lista de direcciones, puede elegir las direcciones, o registros, que se van a incluir.
4. Agregar marcadores de posición, denominados campos de combinación de correspondencia, al documento del mensaje de correo electrónico. Cuando realicela combinación de correspondencia, los campos se rellenan con la información contenida en la lista de direcciones.
5. Obtener una vista previa de la combinación de correspondencia. Puede obtener una vista previa de cada mensaje antes de enviar todo el conjunto.
Utilice los comandos de la ficha Correspondencia para combinar correspondencia.
Sugerencia También puede realizar una combinación decorrespondencia utilizando el panel de tareas Combinar correspondencia, que le dirigirá paso a paso por el proceso. Para utilizar el panel de tareas, en el grupo Iniciar Combinar correspondencia de la ficha Correspondencia, haga clic en Iniciar Combinar correspondencia y, a continuación, en Paso a paso por el Asistente para combinar correspondencia. En el paso 1 del proceso, en Seleccione el tipode documento, haga clic en Mensajes de correo electrónico.

Configurar el documento principal del mensaje de corro electrónico
1. Inicie Word.
De forma predeterminada, se abre un documento en blanco. Déjelo abierto. Si lo cierra, no estarán disponibles los comandos del paso siguiente.
2. En el grupo Iniciar Combinar correspondencia de la ficha Correspondencia, haga clic en Iniciar...