Correspondencia

3.2 Combinar correspondencia y formato integral

Introducción:
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  | Luis tiene demasiado trabajo, además, se le ha encomendado organizar una fiesta a la que se pretende invitar a gente muy importante de nuestra sociedad: más de 200 invitados.

La invitación debe ser enviada lo más pronto posible para confirmar la asistencia de las personas que asistirán, pero sólo tiene 1día para realizar dicha tarea. | |
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¿Cómo puedes ayudarle?
En este tema aprenderás, utilizando el procesador de textos, a combinar correspondencia a través de la creación de una plantilla.

Mapa de conceptos del tema
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Da clic en la imagen para ampliar la información. |
Como no hay problema que no podamos arreglar, ¡ya tenemos la solución!
Gracias a unaherramienta que posee el Procesador de Textos llamada “Combinar Correspondencia”, como usuarios podemos crear un modelo de carta y enviarla a un número indeterminado de personas; sólo hace falta crear un listado de los datos que varían en cada una de las versiones del documento, ¡y listo, problema resuelto!

a) Combinar Correspondencia
Es un sistema para enviar cartas a muchos destinatarios medianteun modelo (una plantilla). Para usar este sistema es necesario crear el origen de datos (base de datos en Word, Excel o Access) y posteriormente crear la plantilla en un documento Word.
Podría llevárnos horas crear por separado cada carta, mensaje, etiqueta, sobre, cupón, etc.
Sin embargo, con la opción de combinación de correspondencia, únicamente debemos crear un documento que contenga lainformación requerida, que es igual en todas las versiones, y agregar marcadores de posición para la información que es exclusiva de cada versión. Word se encarga del resto.
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b) Documento principal
Es el documento que enviaremos a cada una de las personas que integran nuestra Fuente de Datos. Contiene el texto fijo y los campos variables que toman su valor de la misma Fuente de Datos.Puedes usar la combinación de correspondencia para crear los siguientes elementos:

Conjunto de etiquetas o sobres
El remitente será el mismo en todas las etiquetas o sobres, pero la dirección de destino es única en cada uno de ellos.
Conjunto de cartas de formulario, mensajes de correo electrónico o faxes
El contenido básico es el mismo en todas las cartas, mensajes o faxes, pero cada uno deellos contiene información específica de cada destinatario, como el nombre, la dirección o cualquier otro dato personal.
Conjunto de cupones numerados
Los cupones son idénticos en todo, excepto que cada uno de ellos contiene un número exclusivo.

c) Fuente de Datos
Necesitamos un origen de datos. En nuestro caso es una base de datos en Word, la cual no es más que un documento de Word quecontiene una tabla, en la cual se introduce la información de los destinatarios.
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Registro
Información detallada de un destinatario.

Campo Combinado
Es un marcador de posición que se inserta en el documento principal.

d) Procedimiento de Combinación de Correspondencia
Antes de combinar correspondencia te sugerimos crear en documentos diferentes el Documento Principal (plantilla) y laFuente de Datos (registros y campos combinados). Aquí se muestra un ejemplo de la estructura de estos dos elementos.
Guárdalos como documentoprincipal.doc y fuentededatos.doc respectivamente en Mis documentos.

Documento principal
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Fuente de datos
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| | Combinar correspondencia.swf |
|   | Versión en archivo.doc |

3.3 Formato Integral
¡En hora buena!, hemos llegado alfinal de la Unidad 3. Procesador de Textos y realmente esperamos que te sea de gran utilidad todo lo que has aprendido. Ahora puedes integrar todas las herramientas que contiene el Procesador para crear diseños propios y darle un formato adecuado a todos tus documentos.
Es aquí en donde te invitamos a repasar los temas 1, 2, y 3 de esta unidad; esto con el objetivo de reforzar tus conocimientos,...