Correspondencia

 
Es preciso que dispongas de un control que te permita comprobar el recibo y tramitación de los documentos que llegan a tu empresa. Por tanto, es necesario canalizar el recibo en una sola personay establecer normas y procedimientos, que sean conocidos y acatados por las personas en toda la empresa.
Clasifica la correspondencia que llegue así:
1. Correspondencia personal.
Cuando larecibas, ten en cuenta las palabras: CONFIDENCIAL O PERSONAL y no debes abrirla. Se imprime la fecha de recibo en el sobre y se envía al destinatario.
2. Correspondencia publicitaria. 
Son folletos,revistas o plagales. Debes hacerlos llegar a cada dependencia interesada en los temas que se promocionan.
3. Correspondencia empresarial.
Verifica si los datos del destinatario corresponden a los de laempresa. Si no es así, la devuelves al correo sin abrir.
CONTROLES: Debes seguir los siguientes pasos:
Apertura: Al abrir los sobres utiliza tijeras y cortas por el lado derecho, colocándolo defrente. Luego comparas:
- La fecha que trae el documento con la que está impresa en el sobre, por el sello del correo. Si son muy distanciadas, es prudente pegar el sobre al documento con un gancho decosedora. 
- La firma manuscrita del remitente; si no aparece, el documentos no tiene validez y debe devolverse. 
- La dirección del remitente; si no la trae, el documento debe conservar el sobre.
-La inclusión de anexos u otro documento; si faltan o sobran anexos, se adjunta una nota con el documento y se informa a la empresa remitente. 
- Radicación: Se hace con el sello radiador decorrespondencia, éste puede ser manual o eléctrico.
Debes diligenciar correctamente el radicado de correspondencia, asígnale un número consecutivo a cada documento que se radica, tanto interno como externo,ya sea por el asunto que trata o por la clase de documento; esto se hace porque existen ciertos documentos que no requieren registro o radicación.
Por lo general sólo se radican, es decir se les...