Correspondencia


PARTE 8

TIEMPO
1. OBJETIVO
Definir los lineamientos para la organización y protección de todos los documentos
Generados en cada proceso de la sede.
Archivo: Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte
material, acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pública o
privada,
Archivo público: Conjunto de documentos pertenecientes a entidadesoficiales y
aquellos que se deriven de la prestación de un servicio público por entidades
privadas.
Archivo privado de interés público: Aquel que por su valor para la historia, la
investigación, la ciencia o la cultura es de interés público y declarado como tal por el
legislador.
Archivo total: Concepto que hace referencia al proceso integral de los documentos
en su ciclo vital.
Archivo Central:Es aquel en el que se agrupan documentos transferidos por los
distintos archivos de gestión de la entidad respectiv
PARTE 9



SEGÚN SU CONTENIDO:
PARTE 10
SEGÚN SU CONTENIDO
DOCUMENTOS DISPOSITIVOS Y IMPERATIVOS: SON AQUELLOS EN Q LA AUTORIDAD ACIENTA SU VOLUNTAD CON LA INTENCION DE SER OBEDECIDA EJEMPLO:
DEL PODER LEGISLATIVO: LEYES

Redacción comercialEs la habilidad para redactarcomunicaciones comerciales respetando las normas básicas de la redacción por3que esta en juego la imagen de la empresa
Es un conjunto de documentos que se cruzan entre si los profesionales u hombres de negocios para tratar asuntos relativos a su trabajo o actividad comercial
11 .sistema de ordenación de archivos



PARTE 11

ORDENACION DE LOS DATOS
La ordenación de los datos se realizapor orden alfabético o numérico. Por ejemplo, una lista de piezas se podría clasificar según el número de pieza y una lista de clientes, por el apellido. Normalmente, se ordena la información alfabética (nombre de almacén, cliente, etc.)


SISTEMA DE ORDENAMIENTO ALFABETICO
Tiene como principio universal, el uso del alfabeto y existen para su ordenamiento una serie de Criterios.

Es unsistema directo porque los documentos se pueden consultar y archivar en las gavetas del   archivador directamente   

El sistema de ORDENAMIENTO lo podemos dividir en :

Alfabético por nombres de personas naturales
Alfabético por nombre de personas jurídicas o de empresas
Alfabético por Asuntos o temático
Alfabético Geográfico
Sistema de Ordenación Numérico
Existe también el sistema NuméricoConsecutivo. En este sistema, a todo el material que se va a archivar, se le asigna un número. Su ubicación dentro del archivador es por secuencia numérica.

PARTE 12
12. formatos de procesos de documentación


Recibir toda la correspondencia que entregan los diferentes courriers en la
oficina del Grupo de Archivo y Correspondencia y garantizar que su
direccionamiento y entrega se realicede forma correcta en el menor tiempo
posible.

1.1ALCANCE:
Inicia: Recibir y radicar la documentación que llega a la Entidad por courrier.
¿Qué hace?: Recibir y verificar que la documentación esté bien direccionada
a la Superintendencia de Notariado y Registro, radicar por medio de la
herramienta informática y posterior distribución.
Termina: Entregar oportunamente la documentación encada dependencia
de la SNR.
RESPONSABLES:
2.1. Responsable estratégico: El Coordinador del Grupo de Archivo y
Correspondencia.
2.2. Responsable operativo: Equipo de trabajo del procedimiento:
2. DEFINICIONES:
Courrier: empresa transportadora dedicada a la entrega de paqueteo a nivel
nacional e internacional
Legajo: consecutivo de expedientes referentes al mismo asunto
Documento:información registrada cualquiera que se su forma o el medio


Documento original: es la fuente primaria de información con todos los
rasgos y características que permiten garantizar su autenticidad e integridad
Documento de archivo: registro de información producida o recibida por
una persona o entidad en razón de sus funciones que tienen valor
administrativo, fiscal o legal, valor científico,...