Cosas que hay que tener en cuenta al escribir informes técnicos

Ing. GABRIEL E. ROCHA C. Of. 453-314 e-mail: gerochac@unal.edu.co

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COSAS A TENER EN CUENTA AL ESCRIBIR INFORMES TÉCNICOS

OBJETIVO DE LOS INFORMES

Uno de las cosas que se persigue en el curso de Laboratorio de Operaciones Unitarias es que el estudiante adquiera experiencia en la preparación de informes técnicos.

Un requisito esencial en cualquier ingeniero es que posea habilidadpara hacer reportes escritos. En casi todos los casos, los ejecutivos de las empresas citan entre las principales debilidades de los ingenieros recién egresados la incapacidad para reportar los resultados de su trabajo. Con frecuencia, el problema es que falta claridad, y se debe a una pobre redacción, mal ortografía o a defectos de sintaxis o de estilo; pero en muchas oportunidades es ocasionadopor descuido o falta de experiencia.

Cuando se trata de comunicar información, como en los reportes técnicos, lo principal es ser claro y explícito. Debe escribirse para el lector, y tener presente siempre que aquel ha de poder entender fácilmente lo que se quiere expresar; él no puede resolver las ambigüedades y no puede pretenderse que acuda al autor del informe en busca de aclaración.

Eneste curso, los reportes estarán dirigidos al profesor y a sus compañeros de curso. Es necesario, entonces, tener en cuenta que se escribe para personas que, en términos generales, conocen acerca del tema -- con cuatro o más años en la Carrera-- pero que no han realizado el proyecto objeto del informe. También, es importante recordar que en el curso se está simulando que se está en una situaciónindustrial, de modo que debe mantener en mente que sus informes son

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presentaciones formales que usted hace ante sus superiores --en lo técnico o en lo administrativo-- y ante sus pares --sus colegas--; no se trata de "informes de Laboratorio de Unitarias"..

Existen diversos estilos de reportes técnicos. En este curso seempleará una forma que es muy utilizada en empresas en las cuales los objetivos se apoyan en tecnología --es decir, compañías en las que se toman decisiones importantes para su misión (por lo general, el lucro) pero donde lo que importa no es la tecnología en sí sino que las decisiones empresariales sean correctas--. En otros términos, se usarán reportes técnicos orientados a los negocios.ORGANIZACIÓN DEL INFORME

Algo fundamental antes de comenzar a escribir un informe es establecer cómo estarán organizadas las ideas que se desea expresar. Eso significa, claro, que hay que empezar por elaborar una lista de dichas ideas. En principio, basta con escribir unas cuantas palabras clave o ideas cortas sueltas, sin enlace entre ellas; informales, si se quiere. Después, hay que organizarlas;se sugiere que se organicen jerárquicamente: primero van las conclusiones, enseguida las cosas más importantes, luego otras algo menos importantes, y así sucesivamente; en cada grupo de éstos, después, se repite el proceso de organización jerárquica. Al final se habrá elaborado un esqueleto del informe. No se trata de algo definitivo, pues a medida que éste se escriba puede encontrarseconveniente modificarlo, pero seguramente los cambios a realizar serán menores.

Durante la escritura del informe, las ideas plasmadas en el esqueleto serán desarrolladas. Esto también es recomendable hacerlo de manera análoga a la descrita en el párrafo anterior: empezar expresando las conclusiones y las

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cuestiones másdestacadas, luego explicarlas y presentar el sustento que se requiera.

CONSIDERACIONES DE FORMA Y ESTILO

Los informes deben tener aspecto profesional. Es deseable que se escriban usando procesador de palabra y ayudas de cómputo para elaborar tablas, gráficas y figuras; y que las ecuaciones se hagan con un editor de ecuaciones. No obstante, cuando existan dificultades para lograr un excelente...