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Software Ayudantía
1. Introducción.
La Ayudantía1 requiere de variados procesos administrativos de entre los cuales, uno de los más cotidianos es el de la confección de un cuadro de asistencias, en el cual se registran periódicamente los voluntarios que han asistido a algún acto de servicio y que se debe publicar en base mensual. Este procedimiento se realiza obteniendo los datos recopiladosmediante la confección en cada acto de una lista de voluntarios asistentes al “llamado” y de lo cual se deja constancia en una hoja impresa para su posterior utilización en la confección de dicho cuadro. De esa herramienta, además, se lleva a cabo otras tareas, como la confección de un Parte de Asistencia (“PMA”), de base igualmente mensual, que debe ser enviado a la Comandancia los primeros 10días hábiles del mes siguiente informando la asistencia de los voluntarios a los distintos actos con el fin de llevar una estadística personalizada para diversos efectos que trascienden a la bomba.
Hasta el momento, este es un proceso escasamente automatizado, que se lleva a cabo ingresando los datos en una hoja Excel, la cual a través de distintas fórmulas y otras herramientas nativas de dichosoftware, lleva a cabo un pequeño análisis estadístico con el fin de, por una parte realizar la impresión del cuadro para ser exhibido en el mural de informaciones y por otra, confeccionar de manera más o menos automatizada el Parte de Asistencias.

2. Funciones del Software.
La idea del software es poseer una herramienta eficiente que permita realizar todas las funciones que derivan de laconfección de una lista de asistencia a actos de servicio 2(“lista”) de manera automatizada y digital desde sus inicios.
Esto se podría llevar a cabo contando con un sistema basado en un servicio web accesible tanto desde un computador como desde una tablet3. Esta última con el fin de poder confeccionar en terreno y de manera digital la lista de voluntarios asistentes, la cual quedaría registrada de manerainmediata en dicho servicio web para la posterior elaboración de las demás tareas.
2.1. Cuadro de Asistencias vs Parte Mensual de Asistencias.
El Cuadro de Asistencias (“Cuadro”)4 es un registro impreso por el cual se da a conocer a la Compañía los Actos ocurridos durante un mes. Además, el Cuadro permite a los Voluntarios llevar control de sus asistencias, faltas y detectar posibles errores.Actualmente este se hace de manera manual traspasando los datos desde la hoja realizada en terreno a una hoja Excel, la cual posteriormente se envía por correo a un centro de ploteo donde es impresa en dimensiones de aproximadamente 50x80 (ancho por alto respectivamente). El registro en dicha hoja Excel, se realiza bajo determinados códigos de colores y nomenclatura que identifican los distintostipos de llamados.
Por otra parte el Parte Mensual de Asistencias es un informe mensual que debe enviarse a la Comandancia con el fin de que estalleve un orden estadístico de las asistencia del cuerpo y sus voluntarios a los actos de servicio.5
2.1.1. Nomenclatura utilizada.
Cada tipo de llamado lleva asociada una denominación exclusiva que permite distinguir el tipo de emergencia o reuniónes6según sus características identificándolo con una clave alfanumérica y un título, y que al final del dia, cumplen un rol estadístico. Adicionalmente cada tipo de llamado lleva asociado un color, el cual se expresa en el Cuadro de Asistencias.
Esta nomenclatura es la siguiente:


2.1.1.1. Tabla 1: Emergencias.
Clave
Tipo
10-0-1
Llamados de comandancia
10-0-2

10-0-3

10-0-4

10-0-510-1

10-2

10-5

10-6

10-7

10-8

10-13

10-14
Llamados de comandancia
10-15

10-16-0

10-16-3

10-16-4

10-16-5

10-10-1
Llamados de escombros
10-10-2

10-3-1
Llamados de Rescate
10-3-2

10-3-3

10-3-4

10-3-5

10-3-6

10-3-7

10-4-1

10-4-2

10-4-3

10-9
Otros servicios
10-12
Apoyo a otros cuerpos
I
Incendio
IR
Incendio de Reserva...