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Muchos de los programas de 2007 Microsoft Office system incluyen una función de Guardar o Editar como Formato de Documento Portátil (PDF, Portable Document Format) o Especificación para papel XLS (XPS, XML Paper Specification) que permite también controlar lo que se guarda o se edita, como se hace al imprimir. Elija esta configuración en el cuadro de diálogo Opciones que se abre si hace clic enOpciones (o en Cambiar en Microsoft Office Publisher 2007) en el cuadro de diálogo Publicar como PDF o XPS
NOTA Podrá guardar como un archivo PDF o XPS de un programa 2007 Microsoft Office system únicamente después de instalar un complemento. Para obtener más información, vea Habilitar la compatibilidad con otros formatos de archivo como PDF y XPS.
Opciones de publicación como PDF o XPS en:Microsoft Office Access 2007
Haga clic en el botón de Microsoft Office , señale la flecha situada junto a Guardar como y, a continuación, haga clic en PDF o XPS.
En la lista Guardar como tipo, haga clic en PDF o Documento XPS.
Haga clic en Opciones para que se muestren los elementos siguientes.
En Intervalo:
Todo Haga clic para publicar todos los registros de la base de datos.Registros seleccionados Haga clic para publicar sólo los registros seleccionados.
Páginas Haga clic para publicar los registros que estén en el intervalo de páginas especificado. Puede escribir o seleccionar las páginas de inicio y final en los cuadros Desde y Hasta.
En Incluir información no imprimible:
Etiquetas de la estructura del documento para accesibilidad Esta casilla de verificación seactiva de forma predeterminada para que el archivo creado sea más accesible para los usuarios discapacitados. Desactívela si desea que el archivo sea lo más pequeño posible y prefiere no incluir datos que ayuden a mejorar la accesibilidad. Por ejemplo, si desactiva esta casilla de verificación, no se incluyen los datos, en el archivo, que permiten que los lectores usen lectores de pantalla paradesplazarse con más facilidad por el archivo.
Si va a guardar un archivo PDF, en Opciones PDF:
Active la casilla de verificación Compatible con ISO 19005-1 (PDF/A) si desea que el archivo PDF tenga en este formato.
¿Cómo se decide si se activa o desactiva esta casilla de verificación?
Debe enviar el archivo a una autoridad gubernamental que requiere este formato.
Necesita el archivo paraarchivarlo durante mucho tiempo y desea que incluya toda la información necesaria para mostrarlo en el futuro de la forma más parecida posible al aspecto que tiene ahora.
Lo más importante es el aspecto del archivo y desea que el PDF se parezca al documento original al máximo posible. Se habilitan las características de diseño, como efectos y transparencia.
Lo más importante es el tamaño delarchivo. Desea que el tamaño del archivo sea lo más pequeño posible.
Microsoft Office Excel 2007
Haga clic en el botón de Microsoft Office , señale la flecha situada junto a Guardar como y, a continuación, haga clic en PDF o XPS.
En la lista Guardar como tipo, haga clic en PDF o Documento XPS.
Haga clic en Opciones para que se muestren los elementos siguientes.
En Intervalo de páginas:
TodoHaga clic para publicar todas las páginas de información del libro.
Páginas Haga clic para publicar las páginas especificadas del libro. Puede escribir o seleccionar las páginas de inicio y final en los cuadros Desde y hasta.
En Qué desea publicar:
Selección Haga clic para publicar las celdas seleccionadas de la hoja de cálculo activa.
Hojas activas Haga clic para publicar la hoja o lashojas de cálculo seleccionadas.
Todo el libro Haga clic para publicar todos los datos del libro.
Tabla Haga clic para publicar la tabla seleccionada.
Omitir áreas de impresión Haga clic para imprimir toda la hoja, aunque haya áreas de impresión definidas en la hoja de cálculo.
En Incluir información no imprimible:
Propiedades del documento Al activar esta casilla de verificación se...