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ACTIVE IMPORT

ProductInfo

Almacenar Correos Electrónicos y Archivos de Forma Automática,
Simple y Ordenada
ACTIVE IMPORT supervisa las carpetas seleccionadas de Outlook y el directorio de archivos, y
almacena los mensajes de correo electrónico y documentos que encuentra en el archivador central de
DocuWare. ACTIVE IMPORT se ejecuta en segundo plano para archivar automáticamente losmensajes
de correo electrónico y se integra con los exploradores de red.

Tareas
DocuWare ACTIVE IMPORT es un módulo adicional del
software básico DocuWare y realiza su trabajo en
segundo plano. La labor de ACTIVE IMPORT es supervisar
MS Outlook 2000 o superior
determinadas carpetas o directorios en su PC o en su
programa de correo electrónico e importar y almacenar
MS Exchange Server 2000 osuperior
automáticamente en DocuWare los archivos y correos
electrónicos que ingresan. Los documentos, como los
generados por copiadoras digitales, son depositados en
una carpeta (de red) supervisada, donde son recogidos por ACTIVE IMPORT y transferidos a DocuWare.

ACTIVE IMPORT

ProductInfo

1

Ventajas Principales
Almacenamiento automático de correos
electrónicos
Conexión asistemas digitales de copiado

Importación y almacenamiento automáticos
de archivos de escáner en DocuWare
Clasificación de documentos
Uso de palabras clave de bases de datos
externas

Descripción
Almacenamiento Automático de Correos Electrónicos
Los correos electrónicos que ingresan a la bandeja de
entrada de su programa de correo tienen contenidos
muy diversos. Hay ofertas, pedidos,publicidad y muchas
cosas más. Arrastre con el ratón aquellos correos
electrónicos entrantes o salientes que desea almacenar a
una carpeta de Outlook creada para ello. ACTIVE IMPORT
asigna allí automáticamente las claves que corresponden.
Todo correo electrónico tiene asignados determinados
criterios denominados palabras clave, como fecha de
envío, asunto, remitente o destinatario. Los correoselectrónicos pueden ser encontrados muy rápidamente
con ayuda de estas palabras clave. ACTIVE IMPORT ofrece
una indexación externa adicional que permite utilizar
otros datos como palabras clave. En base a un campo
del correo entrante, por ejemplo la dirección del
remitente, el programa busca información adicional en la libreta de direcciones de Outlook, en la base de datos de
DocuWare o enuna base de datos externa, por ejemplo el nombre de la empresa o del inter-locutor, y la añade
como palabra clave.

Digitalizar e Indexar en Estaciones Externas
Otra aplicación es el almacenamiento de documentos ya pre-indexados. En este caso, en DocuWare se asignan
palabras clave a documentos generados y digitalizados en una estación satélite que, a continuación, se envían por
correoelectrónico, como archivos adjuntos a la central. El destinatario sólo guarda el archivo adjunto. ACTIVE
IMPORT recoge automáticamente las palabras clave, de modo que los documentos íntegramente indexados pueden
ser depositados en el archivador sin ningún movimiento adicional.

ACTIVE IMPORT

ProductInfo

2

Almacenar Facturas de
Proveedores sin Ningún Esfuerzo
Las facturas de proveedoresson contabilizadas y se les
pega un código de barras para su almacenamiento en
DocuWare. Las facturas pasan a través de un escáner o
copiadora digital a un directorio supervisado por
ACTIVE IMPORT. A través del código de barras se lee el
número de la factura, lo que permite buscar palabras
clave adicionales en un archivo externo, por ejemplo,
nombre del proveedor, número de orden o fecha dela
factura, y almacenar así el documento
automáticamente.

ACTIVE IMPORT

Clasificación de Documentos
ACTIVE IMPORT le permite digitalizar documentos muy
diversos en una sola operación y ordenarlos en grupos,
por ejemplo, en facturas de proveedores y facturas a
clientes, propuestas y contratos. Para ello basta
integrar DocuWare RECOGNITION a la tarea ACTIVE
IMPORT; o también...