Credito y cobranzas

9.1 Elementos básicos de la cobranza
La frase que una venta no está totalmente realizada hasta no haber sido cobrada, es tan conocida como cierta.
Dentro de los elementos de la cobranza se encuentran inmiscuidos el departamento de crédito, ya que es más fácil y común delegar la responsabilidad de la cobranza en el mismo individuo o departamento que ejerce la responsabilidad de autorizar ventasa crédito; personal especializado en cobranzas, el personal de ventas, entre otros.
Entre los elementos básicos de la cobranza o procedimientos de cobro se encuentran:
El estado de cuenta: El esfuerzo de cobro más generalizado es el uso de un simple estado de cuenta en que aparezcan las facturas pendientes y próximas a vencerse.
Estos estados se envían sin mensaje, acompañados de una sencilla ycortés solicitud de pago, algunas veces impresa o marcada con un sello en el estado de cuenta. Éste estado debe contener la información básica suficiente que permita al cliente verificarla sin demora contra sus propios registros antes de enviar su remesa; el envío colabora en forma eficaz a recuperar un volumen importante de cuentas, con la consecuente disminución del número de casos quenecesitan un esfuerzo de cobranza adicional.
Cartas tipo: el principal argumento de éste elemento es el considerable ahorro de tiempo y gasto. Deberán redactarse en un lenguaje claro y sencillo, cuidando de modificar con cierta frecuencia el texto; a fin de que éste no pueda ser reconocido por el cliente como una repetición.
-Cartas intermedias de cobro: Aquellos clientes que no respondan a estosprimeros recordatorios representan ya un problema y planean un reto a la habilidad del cobrador en la etapa intermedia de cobro que sigue. El número o contactos variará en función del periodo que la organización considere un ciclo normal de cobro de 2 a 3 meses.
Las cartas cobranza no deben abusar de su uso porque el cliente termina por perderles el miedo; deben tener una entrada amable y cordial apesar de que el deudor esté muy atrasado; no deben contener elementos amenazadores a menos que se vayan a cumplir de inmediato; deben dejarse siempre abiertas las puertas para una comunicación con los clientes y el cierre de la carta de igual manera debe ser amable.
El ejecutivo de cobranzas debe aplicar todas sus aptitudes y pericias a redactar cartas plenas de recursos y motivaciones, y matizadascon el suficiente tacto para inducir al cliente a cumplir su compromiso sin caer en el riesgo de lesionar su crédito mercantil.
El cobro de una cuneta representa simplemente el culminar un contacto comercial que normalmente se basa en la buena fe, tanto el comprador cuanto del vendedor.
A lo largo de la etapa de esfuerzo de cobro, es normal recibir de los clientes promesas de pago, disculpaspor incumplimiento o pagos parciales para aplicar a su saldo.
En la etapa final del cobro se hace necesaria la asistencia legal cuando los procedimientos normales para recuperar una cuenta no han dado los resultados esperados. La base o propósito del esfuerzo final del cobro consiste en motivar al cliente moroso de largo tiempo a liquidar su adeudo, y evitar así los costos de un juicio de terceraspersonas.
En la etapa final, el esfuerzo de cobro puede variar de una a dos cartas. La técnica generalmente aceptada consiste en enviar lo que podría considerarse la penúltima de cobro, en la que se hace clara mención de que, a menos de llegar a un acuerdo en breve plazo para la liquidación del adeudo, se recurrirá a un abogado.
En algunos casos deberá enviarse un telegrama definitivo para daruna última oportunidad de pago antes de turnar la cuenta al departamento legal, en cierto tipo de casos, la llamada telefónica del ejecutivo de crédito al deudor también puede dar buenos resultados.
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