CREDITOS Y COBRANZAS

Capitulo II
La organización del departamento de Crédito y Cobranza
Integración a la Misión de la empresa.
Si damos por hecho

que la organización se entiende como una estructuración técnica de las

relaciones que deben existir entre, funciones, áreas, departamentos, niveles y actividades, en la que
se involucran elementos tanto materiales como humanos asignados para el cumplimiento de laMisión de la empresa y asimismo se integran los objetivos de cada división para lograr la máxima
eficiencia dentro de los planes y metas intermedias: “La organización en tanto que función
administrativa, se encarga de diseñar la forma en que trabajará una empresa en todas sus áreas o
departamentos, proveyéndola de la formalidad necesaria para el desarrollo de sus actividades así
como de mayoreficiencia para el logro de los objetivos” 1
Objetivo Departamental
Los responsables o administradores de este departamento deben disponer y asignar el trabajo, la
autoridad y los recursos, para lograr la meta departamental que debe estar perfectamente
enmarcado para cada uno de sus integrantes, de ello se desprende que el objetivo general de este
departamento es:
“La recuperación óptima delas ventas a crédito, servicio insuperable en el manejo eficiente
de las líneas de crédito asignadas a cada cliente, la excelencia en el servicio proporcionado
a los usuarios externos e internos de la organización, calidad, responsabilidad e integración
absoluta al trabajo, a las metas y objetivos específicos del departamento, todo ello con la
mayor eficacia”.
Desglosando el objetivo deldepartamento de crédito y cobranzas estableceremos en forma
jerárquica la importancia de las metas contenidas en dicho objetivo:
1. Recuperación óptima de las ventas a crédito. Implica que debe planearse la cobranza de la
mejor manera; Que las actividades involucradas (tales como recepción de documentos ó
facturas, archivo, trámite de presentación a revisión y
cual siempre se podrá medir entiempo o en

cobro) no puedan mejorarse, lo

días de antigüedad, ejemplo, si vendo a

treinta días, ¿porque la cartera tiene un promedio de cincuenta días?
2.

Servicio insuperable en el manejo eficiente de las líneas de crédito asignadas a cada cliente.
Asimismo el manejo del crédito debe ser el mejor, este calificativo lo darán las áreas
relacionadas como ventas, facturación, servicio aclientes, etcétera.
En el departamento de ventas en la medida que los vendedores presenten clientes nuevos
que requieren de crédito, se evaluará el tiempo de respuesta, positiva o negativa o para
aquellos casos que ya son clientes habituales pero que el vendedor ha detectado la

1

El Presupuesto, Rio González Cristóbal del, Ecasa, México 1998

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oportunidad de incrementarle elcrédito por mayor consumo o compra de nuevas líneas de
productos, se resolverá de inmediato.
El departamento o área de facturación en la medida que no se presenten obstáculos para
una nueva venta por límite de crédito o cobranza deficiente. El departamento de servicio a
clientes evaluará la oportunidad de las entregas, de la facturación, de la cobranza o la
insuficiencia del credito, con base en lasquejas del cliente, principalmente será un foco rojo o
un signo de alarma que el cliente presente una queja por el servicio.

3.

La excelencia en el servicio proporcionado tanto a usuarios internos como externos de la
organización, debe ser bien comprendida por cada miembro del departamento, que los
usuarios internos serán todos aquellos que están directamente involucrados con laorganización ya sea porque son empleados y perciben un sueldo o porque son asesores que
cobran igualas por trabajos que se prestan en forma regular, periódicamente o por trabajos
esporádicos.
El principal “cliente” interno será el departamento de ventas, el colaborador de crédito y
cobranzas debe estar convencido que es un “facilitador” de la función de ventas y no un rival
que ostenta un área de...