Criterios y ejemplos para la redacción de hallazgos de auditoría

CRITERIOS Y EJEMPLOS PARA LA REDACCIÓN DE HALLAZGOS DE AUDITORÍA

En un proceso de auditoría los hallazgos son el resultado de la evaluación de la evidencia recopilada frente a los criterios de auditoría, estos suelen indicar: conformidad o no conformidad, identificar oportunidades de mejora y registro de mejores prácticas. Si los criterios de auditoría son seleccionados de requisitos legales ode otra índole, los hallazgos de auditoría se denominan Cumplimiento o Incumplimiento.

Durante la evaluación de los hallazgos, estos suelen clasificarse en: desviación positiva, es decir, un aspecto relevante, buena práctica o fortaleza que eleva los estándares de desempeño, desempeño esperado o conforme y desviación negativa, no conforme, con aspectos a mejorar y debilidades que deben generar unplan de mejoramiento.

Los hallazgos deben ser registrados durante el desarrollo de la auditoria y hacen parte del informe final que recibe el auditado, estos deben ser confiables, exactos y demostrarle impacto en la organización. Normalmente están seguidos por recomendaciones a los responsables para corregir la deficiencia o evitar su reaparición a través de acciones correctivas, preventivas yde mejora.

Si concebimos a los hallazgos como la base de los elementos que hacen parte de las conclusiones y del informe de auditoría, es de vital importancia que su presentación este respaldada por evidencia verificable donde prevalezca su precisión y claridad, por lo tanto es un aspecto crítico que el equipo auditor participante cuente con las competencias necesarias para identificar y redactarhallazgos en forma objetiva y concreta que permita hacer juicios y conclusiones fiables. Para la comunicación de los hallazgos el equipo auditor y su líder deben logran un proceso de comunicación efectivo con el auditado, donde el mensaje sea transmitido con claridad, asegurándose de una buena interpretación (no haya fallas en la recepción/transmisión del mensaje) y que se usen las palabrasadecuadas durante su exposición.

Redactar las no conformidades, conformidades, oportunidades de mejora y mejores prácticas es uno de los puntos más delicados dentro de una auditoría, porque requiere que el equipo auditor tenga una excelente capacidad de expresión para poner por escrito los hechos observados y asociarlos a las evidencias y demás datos necesarios de forma lógica y coherente. Paracomenzar a redactar primero debemos tener claridad sobre lo que vamos a escribir, el receptor de la información, la finalidad o propósito y el hilo conductor más adecuado para organizar y transmitir el mensaje. Cuando se esté elaborando el texto se deben desarrollar las ideas a través de oraciones y finalizando se debe pulir el texto, revisando para perfeccionarlo y supervisar que no existan errorespara su entrega.

La redacción de un hallazgo de auditoría debe tener excelente ortografía, pues la ausencia de esta resta al escritor legitimidad y permite dudar de sus competencias, también es importante usar un lenguaje técnico, no coloquial. El texto debe ser claro y legible, mantener una estructura sintáctica coherente que permita una buena interpretación por parte de cualquier lector. Unaspecto clave a tener en cuenta para obtener una buena redacción es la puntuación correcta, ya que su ausencia lleva a incoherencias y a errores en la transmisión del mensaje.

Durante el proceso de redacción se debe evitar las siguientes situaciones: el desconocimiento del tema o falta de información, el precepto de que la redacción es una labor compleja e ineficiente, mala actitud durante el proceso,redactar de forma subjetiva y poco crítica generando miedo a comprometerse con la información.

Las redacciones de hallazgos (no conformidades, oportunidad de mejora y fortaleza) debe ser lo más exacta y precisa posible. Por lo tanto deberá incluir como mínimo:
-El hallazgo de auditoría: indicando conformidad, no conformidad y oportunidades de mejora.
-Las evidencias de auditoría: registros,...