Cuadro comparativo TRD Y TVD

TRD (Mini-Manual)
Acuerdo 002 de 2004
PASOS METODOLÓGICOS PARA LA ELABORACIÓN Y APLICACIÓN DE LAS TRD
PASOS DE LA ORGANIZACIÓN DE FONDOS ACUMULADOS
1. Investigación preliminar sobre lainstitución

Compilación de la información institucional.

Disposiciones legales, actos administrativos y otras normas relativas a la creación y cambios estructurales de la entidad (decretos, acuerdos,resoluciones.

Organigrama actual, resoluciones y/o acto administrativo de creación de grupos y asignación de funciones.

() Entrevista con los productores de los documentos de la institución.Identificación y definición de unidades documentales.

Identificación de valores primarios de la documentación.

2. Análisis e interpretación de la información recolectada

Valoración y SelecciónDocumental, basándose en los ítems 5, 7, 9, 10, 11, 12, 13, 14, de la Encuesta Estudio Unidad Documental (parte II).

3. Elaboración y presentación de las Tablas de Retención DocumentalElaboración de propuesta de Tabla de retención Documental (ver anexos 11 y 11.1), teniendo como punto de partida las series y subseries documentales que tramita y administra cada dependencia. Las TRD debenpresentarse acompañadas de una introducción y de los anexos que sustenten el proceso de elaboración y aseguren su comprensión.
Remisión de las TRD al secretario del Comité Evaluador de Documentos o ala instancia correspondiente, para estudio y trámite, acompañadas de los anexos que sustenten los procesos y criterios empleados en su elaboración.

4. Aplicación

Una vez elaboradas y aprobadaslas TRD debe hacerse su difusión indicando:
Fecha a partir de la cual son de obligatorio cumplimiento.

Instructivo para su aplicación.


PRIMERA ETAPA
COMPILACIÓN DE INFORMACIÓN INSTITUCIONALBúsqueda preliminar de documentos del ente o entes productores, con el objeto de identificar y conocer las unidades administrativas.
Planta física: Verificar en las áreas de depósito y de trabajo,...