Cuadro De Clasificación Funcional

CUADRO DE CLASIFICACIÓN FUNCIONAL

Para elaborar un cuadro de clasificación funcional, en primer lugar se debe conocer a profundidad las características funcionales de los sujetos productores.Además de contar con un amplio conocimiento de las atribuciones y funciones del organismo que genera los documentos de archivo, se deben tomar en consideración:

▪ Los instrumentos jurídicos, deorganización y normatividad de dependencia o entidad.
▪ Los esquemas de clasificación existentes.
▪ Los recursos con que se cuenta para ello.

Para la correcta formulación de un cuadro de clasificaciónfuncional, como actividad clave dentro la gestión de documentos, se divide el proceso en dos etapas:

▪ Primera etapa: se establece un modelo de tratamiento de los documentos de archivo paraobtener, mediante los procesos de identificación, jerarquización y codificación, categorías de agrupamiento estables, únicas, delimitadas, universales y flexibles.
• Identificación: consiste enidentificar los elementos que apoyen la formulación de categorías de agrupamiento. De acuerdo con un sistema funcional de clasificación, en el establecimiento de las categorías de agrupamiento debecontemplarse:

• Las atribuciones y funciones comunes al conjunto de instituciones que integran la organización en cuestión.
• Las atribuciones y funciones específicas de cada dependencia oentidad que corresponden a las atribuciones sustantivas que marcan la diferencia de una dependencia o entidad con otra.
En ambos casos se debe tomar en cuenta la existencia de una estrecharelación entre lo que es objeto de una acción institucional o social, y los documentos de archivo que sustentan y dan validez al trabajo institucional.
• Jerarquización: consiste en elestablecimiento de los niveles de relación o coordinación, así como de semejanza y diferencia entre las categorías de agrupamiento identificadas. A diferencia de lo que ocurre en la fase de identificación en...