Cuadros De Clasificación

Revista Códice Vol. 2 No 2: 83-96 / Julio - diciembre de 2006

Consideraciones generales sobre Cuadros de Clasificacion Documental (CCD)
Luís Fernando Sierra Escobar*

RESUMEN
El presente articulo describe los elementos básicos en el diseño de los Cuadros de Clasificación de Documentos, los diversos modelos empleados en el ámbito mundial, las recomendaciones que pueden fortalecer eldesarrollo de la archivística nacional en cuanto a la metodología propia en la aplicación del Cuadro en cada fase de archivo y como producto final de la etapa de identificación. Adicionalmente se busca posicionar al CCD en los archivos de gestión, central e histórico como elemento crucial en la organización física e intelectual de los documentos. Palabras clave: identificación documental, organización dearchivos, cuadros de clasificación documental, ciclo vital del documento. This article describes the basic elements in the design of Document Classification Tables (DCT), the diverse models used around the world, the recommendations that can strengthen the development of Colombian Archival profession as far as a methodology of its own in the application of the Tables in each phase of archivalorganization, and as a final product in the stage of identification. Additionally, it intends to place the DCT in the Management, Central and Historical Archives, as a decisive element in the physical and intellectual organization of documents. Key words: document identification; organization of archives, Document Classification Tables (DCT), vital cycle of documents.

GENERAL CONSIDERATIONS ONDOCUMENT CLASSIFICATION TABLES (DCT) ABSTRACT

Profesional en Sistemas de Información, Bibliotecología y Archivística y Candidato a Especialista en Sistemas de Información y Gerencia de Documentos de la Universidad de La Salle. Correo electrónico: luissierra@lasalle.edu.co Fecha de recepción: mayo 7 de 2006. Fecha de aprobación: agosto 23 de 2006.

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Revista Códice Vol. 2 No 2 / Julio -diciembre de 2006

INTRODUCCIÓN
El presente artículo gira en torno a tres puntos fundamentales en relación al manejo de los Cuadros de Clasificación Documental; primero, se describen las diferencias y similitudes existentes en la archivística moderna frente a la identificación y clasificación de documentos, por ser dos actividades consecutivas en la organización de archivos, pero condefinición, utilidad y procedimientos diferentes en su campo de aplicación; segundo, se realiza una aproximación a la interpretación individual de los términos: cuadro, clasificación y documentos, así como ¿qué es?, ¿quién, cuándo y dónde se elabora el cuadro? y ¿cómo es su aplicación?. Para finalizar se establecen las consideraciones propias para el diseño de los CCD, destacando las principalescaracterísticas de los actuales modelos (orgánico, funcional, orgánico-funcional y uniforme integral de documentos), así como la metodología para su elaboración y algunas recomendaciones generales para su estructura en las diversas fases de archivo (Gestión, Central e Histórico). De otro lado, en Colombia no se ha tratado en profundidad el tema de los Cuadros de Clasificación de Documentos, a pesar de ser untema de tanta trascendencia para la organización y administración de los Archivos en el país, y exceptuando algunas directrices formuladas en los mini manuales del Archivo General de la Nación no se involucra, ni trabaja el término con profundidad, así como tampoco se identifica la funcionalidad y utilidad del mismo. Por lo anterior, el artículo ofrece un panorama de esta herramienta en laarchivística internacional y en las diversas experiencias en la organización de archivos tanto públicos como privados.

IDENTIFICACIÓN VS. CLASIFICACIÓN
El desarrollo archivístico en el ámbito internacional, junto a la generación de nuevas metodologías de trabajo por parte de los archivos generales o nacionales en cada país, y la normalización de actividades en los Programas de Gestión Documental...