cualquiera.

Subsistema de Pagos

Se encarga de cancelar obligaciones, originadas por compras a proveedores (de bienes o servicios), por sueldos y jornales, impuestos, etc.

Alcance
Comprende desde el momento en que se controla la obligación pendiente de cancelación hasta que se hace el pago y se contabiliza.
Cuentas a pagar, reúne documentación de compras, la controla y conforma para su pago entérmino.
Tesorería, custodia y maneja los recursos financieros, confecciona instrumento de pago y efectúa la cancelación.

Modalidades

1) Pago en sede del acreedor
Se paga en el domicilio y se obtiene el recibo en el momento.
2) Pago a un cobrador
Cuando está el cheque disponible en tesorería, el acreedor cobra en el domicilio del deudor y extiende un recibo.
3) Pago a repartidores
Cuando sereciben los productos, el repartidor cobra y hace el recibo.
4) Pago por correspondencia
Deudor envía cheque y a la vuelta de correo, recibe el recibo.
5) Pago a través de un banco
El deudor deposita en la cuenta del acreedor y se queda con una copia de la boleta de depósito como constancia.
6) Pago en efectivo por fondo fijo o caja chica.
7) Pago de sueldos y jornales
Se puede realizarmediante cheques, mediante depósitos en un banco, y complementarse con la entrega de tickets.

Normas de control interno

1) Separación de funciones
Manejo de fondos lo hace persona distinta a la que registra.
En caso de Pagos, la liquidación y autorización se debe realizar por persona responsable ajena a Tesorería.
2) Concentración de la responsabilidad
Sólo el tesorero custodia y maneja losfondos.
3) Separación total de los fondos
Separar fondos de cobranzas de los destinados a pagos para un mejor control.
4) Rotación del personal (que maneja los fondos)
5) Contabilización de las operaciones
Registrar contablemente operaciones de movimientos de fondos, respaldada por documentación correspondiente.
6) Arqueos sorpresivos
7) Conciliación bancaria

Normas de control internoespecíficas del subsistema de pagos

Uso del cheque
Todo pago debe hacerse emitiendo cheque (salvo gastos menores).
Eso disminuye riesgo de tener efectivo en la empresa y permite mejor control mediante la conciliación bancaria.
Los cheques se deben firmar por al menos dos responsables (control entre firmantes, se evita que una sola persona use los fondos indiscriminadamente)
Cheques anulados,deben quedar en la libreta de cheques o romper la parte de la firma o su número.
Pago amparado con la totalidad de los comprobantes y anulación de los mismos
Al hacer el cheque, se controla con documentación, se coloca sello de “Pagado” y el número de cheque usado para el pago.
Existencia de fondo fijo o caja chica.
Pagos de sueldos y jornales
Separar quien liquida haberes de quien controlaasistencia y quien efectúa el pago.

Descripción del subsistema

Módulos del sistema
Entradas
Archivos
Procesos
Salidas
1) Recepción de Factura de Proveedor
Factura
Cuentas a pagar. OC. Rto. IR.
Control FC, Rto, IR, OC.
Registración definitiva
FC y Legajo.
NC o ND.
2) Liquidación de pago
FC y Legajo controlados
Resoluciones DGI
Emisión OP.
Calculo Retenciones.
AutorizaciónPago
Orden de Pago
Documentación respaldo
Comprobantes Retenciones
3) Emisión Cheque
Orden de Pago
Documentación respaldo
Comprobantes Retenciones
Saldos cuentas bancarias
Control documentación
Emisión y firma de cheque
Anulación con sello ‘pagado’ de documentación
Cheque firmado
Comprobantes retenciones
OP y documentación respaldo
4) Pago
OP, Cheque,
Comprobantes retencionesEntrega Cheque
Recepción de Recibo
OP, Cheque,
Comprobantes Retenciones
5) Registración
Recibos, OP
Ctas Ctes Proveedores
Cuentas bancarias
Actualización Cta Cte
Actualización Cta Banc
Subdiario Proveedores y Bancos
Asiento retenciones

Descripción del subsistema

1) Recepción de la factura del proveedor
Cuentas a pagar recibe factura y verifica comparando con Remito, Informe...