Cuatro generaciones de la administración del tiempo.

Cuatro generaciones de la administración del tiempo.

“Organizar y ejecutar según las prioridades”
Puede decirse que existen cuatro modos o generaciones. La administración personal ha evolucionado siguiendo una pauta similar a la de muchas otras áreas del esfuerzo humano.
En está área cada generación toma como base la anterior, y nos acerca a un mayor control de nuestra vida. La primerageneración se caracterizó por las notas o listas de tareas, que tendían a proporcionar cierto reconocimiento y totalidad a los múltiples requerimientos a nuestro tiempo y nuestra energía.
La segunda generación se caracterizó por agendas, ello reflejó un intento de mirar hacia delante, programar los acontecimientos y actividades del futuro.
La tercera generación refleja el campo actual de laadministración del tiempo suma a las generaciones precedentes la idea de priorizar, de clarificar valores, de comparar la importancia relativa de las actividades sobre la base de su relación con estos valores. Además se centra en el establecimiento de metas, objetivos a largo, medio o corto plazo hacia los cuales se orientara el tiempo y la energía, en armonía con los valores.
Si bien la tercerageneración ha realizado una notable contribución, ahora se ha empezado a comprender que la programación y el control "eficientes" del tiempo a menudo resultan contraproducentes. Centrarse en la eficiencia crea expectativas que no concuerdan con las oportunidades de desarrollar relaciones ricas, satisfacer necesidades humanas y disfrutar de momentos espontáneos día tras día.
Está emergiendo una cuartageneración de tipo diferente, esta reconoce que la "administración de tiempo" es en realidad una denominación poco feliz. El desafío no consiste en administrar el tiempo, sino en administrarnos a nosotros mismos.
El foco esencial de la cuarta generación de la administración puede captarse en la matriz de administración del tiempo esquematizada a continuación.
Básicamente, dedicamos nuestro tiempo auno de los cuatro bloques, de actividades siguientes:
MATRIZ DE LA ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO
 
URGENTE
NO URGENTE
IMPORTANTE
I.
Actividades:
Crisis
Problemas apremiantes
Proyectos cuyas fechas vencen
II.
Actividades:
Prevención
Construir relaciones
Reconocer nuevas oportunidades
Planificación recreación
NO IMPORTANTE
III.
Actividades:
Interrupciones
Correo
Algunasreuniones
Informes
Actividades populares
IV.
Actividades:
Trivialidades
Ajetreo inútil
Algunas cartas
pérdiadas de tiempo.
Actividades agradables
Los dos factores que definen una actividad son URGENTE E IMPORTANTE.
Urgente significa que necesita una atención inmediata las cosas urgentes actúan sobre nosotros, el timbre del teléfono es urgente, las materias urgentes son por lo general muyvisibles, nos presionan, reclaman nuestra atención.
La importancia tiene que ver con los resultados, si es algo importante, realiza una aportación a nuestra misión, a nuestros valores, a nuestras metas de alta prioridad.
Las cuestiones que son importantes pero no urgentes requieren más iniciativa, más proactividad, tenemos que actuar para no dejar pasar la oportunidad, para hacer que las cosasocurran. Si no tenemos una idea clara de lo que es importante, de los resultados que deseamos obtener en nuestras vidas, con facilidad nos veremos desviados hacia la respuesta ante lo urgente.
Las actividades del cuadrante I son crisis o problemas, estas agotan, muchas personas son administradoras de crisis, personas orientadas hacia los problemas productores que trabajan al borde de los plazos.
Losresultados de vivir en el cuadrante I son:
Estrés, agotamiento, administración de las crisis.
Hay otras personas que dedican mucho tiempo al cuadrante III, "urgente pero no importante" pensando que están en el cuadrante 1, continuamente reaccionan a las cosas urgentes suponiendo que también son importantes.
Las personas que dedican su tiempo casi exclusivamente a los cuadrantes III "urgente...