Cuentas por cobrar

Puntos principales para un correcto manejo de cuentas por cobrar

La cobranza es una actividad fundamental en la empresa. Se puede vender mucho, pero mientras las ventas no se traduzcanen flujo de efectivo, la empresa no tendrá recursos para mantener su operación y generar verdaderas utilidades.

Nota: Es fundamental que el area de cuentas por cobrar tenga un manual deprocedimientos, especificando cada uno de los pasos

Existe un concepto muy básico en ventas que nos dice que sólo se debe vender lo que se pueda cobrar, es por ello que el proceso de cobranzaempieza desde la venta misma del producto y servicio, por lo tanto el primer punto que debes considerar es el siguiente

• Previamente debe negociarse con los clientes la periodicidad conla que deberán pagar sus facturas, que desde el punto de visto de quien hace la venta, debe ser lo más pronto posible, para que la empresa disponga de recursos líquidos suficientes parapoder cubrir sus obligaciones a corto plazo y disponer de recursos para inversión.

En todas las empresas el área de cuentas por cobrar intervienen recursos humanos y evidencias de cobro(facturas, notas de crédito, débito, etc.)
Si no se dispone de una adecuada organización en cuanto a políticas de cobro bien definidas y administración de la documentación de evidencias decobro, el proceso de cobranza se puede salir de las manos.

• Crear un control que concentre todos los documentos de cobro (facturas, notas de crédito, débido, avisos de embarque). y susevidencias de cobra, pudiendo organizarla por:

 Monto de la cuenta
 Días de Cartera
 Cliente
 Tipos de Venta

Con esto generas las alarmas para alertar sobre el período de morosidad delas cuentas.

• Realizar un “Cronograma de Cobros” de acuerdo a las fechas establecidas en cada uno de los documentos que generan la misma. Este cronograma es importante para el control.