Cuentas por cobrar

Cuentas por Cobrar

Antecedentes

La cobranza es una actividad fundamental en la empresa. Se puede vender mucho, pero mientras las ventas no se traduzcan en flujo de efectivo, la empresa no tendrá recursos para mantener su operación y generar verdaderas utilidades.

Existen muchas empresas de todas los tamaños que en sus estados de situación financiera reportan ventas millonarias y elevadasutilidades, y hacen pensar ante los ojos de los inversionistas y el público en general que son empresas sólidas financieramente y por demás rentables; sin embargo mientras esas ventas no se conviertan en efectivo, no se puede hablar de una empresa rentable y con una liquidez suficiente que le permita mantener su ciclo operativo.

Hay ejecutivos que con tal de cumplir sus metas de ventas,recurren a prácticas poco éticas como lo es el facturar bienes y servicios que aún no se han vendido o que no se pueden cobrar; de este modo estas ventas se reflejan en los estados financieros de la empresa, pero al siguiente período las facturas son canceladas o se convierten en cuentas incobrables.

Para no ir más lejos citamos el caso de escándalos financieros como el de Enron que reportabanexcelentes resultados de operación, pero que en realidad eran ventas ficticias o proyectos que aún estaban en proceso, pero que ya se reflejaban como un hecho. Como resultado los inversionistas metían más dinero a la empresa; sin embargo, al conocerse que los resultados no eran verídicos y que no se transformaban en flujo de efectivo real, se armó un escándalo financiero que llevó a la cárcel a muchosde sus principales ejecutivos y que casi lleva a la empresa a la quiebra.

La cobranza es por tanto una actividad crítca dentro de la empresa, no se le puede restar importancia y debe de funcionar bajo una metodología estructurado y un excelente control de los documentos de cobro: facturas, notas de crédito y débito, avisos de embarque, documentación de recibo de mercancía, etc.

El proceso decobranza

Existe un concepto muy básico en ventas que nos dice que sólo se debe vender lo que se pueda cobrar, es por ello que el proceso de cobranza empieza desde la venta misma del producto y servicio.

Previamente debe negociarse con los clientes la periodicidad con la que deberán pagar sus facturas, que desde el punto de visto de quien hace la venta, debe ser lo más pronto posible, paraque la empresa disponga de recursos líquidos suficientes para poder cubrir sus obligaciones a corto plazo y disponer de recursos para inversión. Sin embargo para la definición de los períodos de cobro, se debe considerar el poder del cliente bajo la perspectiva del análisis de Porter del modelo de las 5 fuerzas. Si el cliente es líder en la industria y sus pedidos representan un elevado porcentajeen las ventas de la empresa , entonces estará en posición de definir la periodicidad de pago a la empresa; por otro lado si se trata de un cliente pequeño y su ciclo productivo depende en gran medido de los abastecimientos de la empresa, entonces la empresa definirá el período de cobro al cliente.

En este sentido a cualquier empresa le conviene cobrar pronto y pagar lento, de esta forma elllamado “ciclo de explotación” se reduce, esto es, el tiempo que transcurre desde que se hace el pedido de materias primas, se produce, se comercializa, se venda y se cobra; se reduce.

Las empresas sanas son las que tienen más corto el “ciclo de explotación”; es decir convierten rápidamente en efectivo su ciclo productivo.

La cobranza juega un papel primordial para que el “ciclo de explotación”sea corto.

Las Necesidades

Tradicionalmente en el área de cuentas por cobrar de las empresas intervienen recursos humanos y evidencias de cobro (facturas, notas de crédito, débito, etc.)

Si no se dispone de una adecuada organización en cuanto a políticas de cobro bien definidas y administración de la documentación de evidencias de cobro, el proceso de cobranza se puede salir de las...