Curso de Access

Manual de Access
Una Base de datos es un programa que permite gestionar y organizar una serie de datos. Por ejemplo,
podemos utilizar Access para llevar la gestión de fichas de los artículos de nuestro almacén,
introduciendo, modificando, actualizando, sacando informes por impresora, etc. Podemos por ejemplo
realizar consultas tales como ¿qué artículo se ha vendido más este mes? ¿qué clientescompran un
determinado artículo? ¿cuál es la ganancia total del mes? etc.
En este curso nos vamos a centrar sobre todo en el capítulo de crear, modificar etc una base de datos
sin utilizar el asistente. El asistente es un programa que nos va guiando paso a paso a la hora de crear
una tabla, un formulario, una consulta, etc.
Iniciar Access 97
Cuando ponemos en funcionamiento el programa, nosaparece una pantalla de inicio donde se nos
pregunta si queremos:
• Crear una base de datos en blanco.
• Utilizar el asistente para crear una base de datos
• Abrir una base de datos existente
Como hemos dicho que todo el trabajo será a mano, pasaremos totalmente del asistente y escogeremos
la opción Base de datos en blanco. Seguidamente nos aparecerá la típica ventana donde se nos pide elnombre de la base de datos que se creará.
La primera base de datos
Vamos a comenzar creando una sencilla base de datos que podría servir para gestionar un gimnasio.
Esta primera base de datos servirá como ejemplo para comenzar a ver muy por encima los pasos
necesarios para trabajar con ella. A lo largo del curso crearemos otra base de datos más completa y
veremos opciones avanzadas utilizandoesa base de datos. De momento esta primera toma de contacto
nos irá bien para familiarizarnos con el programa. Colocaremos un nombre a nuestra base de datos
como por ejemplo, Gimnasio y aceptaremos el cuadro de diálogo. Access colocará automáticamente al
archivo la extensión MDB. Seguidamente, aparecerá ante nuestros ojos la pantalla inicial para empezar
a crear nuestra base de datos:Observemos que en la ventana aparecen unas pestañas en la parte superior:
Objetos de la Base de Datos
Tablas: unidad donde crearemos el conjunto de datos de nuestra base de datos. Estos datos estarán
ordenados en columnas verticales. Aquí definiremos los campos y sus características. Más adelante
veremos qué es un campo.
Consultas: aquí definiremos las preguntas que formularemos a la base de datoscon el fin de extraer y
presentar la información resultante de diferentes formas (pantalla, impresora...)
Formulario: elemento en forma de ficha que permite la gestión de los datos de una forma más cómoda y
visiblemente más atractiva.
Informe: permite preparar los registros de la base de datos de forma personalizada para imprimirlos.
Macro: conjunto de instrucciones que se pueden almacenarpara automatizar tareas repetitivas.
Módulo: programa o conjunto de instrucciones en lenguaje Visual basic
Para diseñar una base de datos se comienza con el diseño de una tabla. Para ello, es necesario
plantearse primero qué datos necesitamos. En nuestro ejemplo, necesitaremos:
• Matrícula
• Nombre, apellidos, dirección, etc, del alumno
• Actividad que realiza
• Cuota mensual
• ObservacionesEvidentemente que esta base de datos es demasiado sencilla, pero nos servirá para nuestro objetivo.
Vamos a ver primero unos conceptos básicos en el diseño de una BD (en adelante abreviaremos de esta
forma la palabra Base de Datos).
Campo: unidad básica de una base de datos. Un campo puede ser, por ejemplo, el Nombre de una
persona
Registro: conjunto de campos. Un registro vendría a seralgo así como una ficha.
Base de datos: conjunto de registros total.
Modelo de Datos

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Manual de Access
Observa la siguiente ilustración:
Este sería el primer registro de una base de datos
compuesto por 4 campos: (nombre, apellido1,
teléfono y provincia)
El número total de registros podemos verlo en la
parte inferior (1 de 9)
Para crear una tabla sigue estos pasos:
• Pulsa Click en...