Curso Excel 2007

Curso Excel 2007

Vistas del documento e imprimir


Introducción:

Objetivos:

A lo largo de esta lección usted conseguirá:
Proporcionar un aspecto más profesional a las hojas de cálculo impresas.
Comprobar el aspecto de una hoja de cálculo antes de imprimirla.
Imprimir datos de hojas de cálculo en Excel.

La situación: Paula tiene que pasar una auditoría externa y ahora que toda su facturaciónestá en Excel, necesita imprimir algunos datos para enseñárselos al auditor y que éste pueda añadir sus firmas. Necesita visualizar diferentes partes de sus hojas de cálculo y no quiere imprimir más que los datos que necesite porque su política de calidad incluye el cuidado del medio ambiente.


1. Preparar la hoja de cálculo antes de imprimir

Configurar página: ayudemos a Paula a preparar susdatos para conseguir una impresión profesional. Abra el ejercicio Imprimir. Observe que este libro consta de dos hojas, una llamada Datos y otra con el nombre Gráficos. En la ficha Diseño de página encontrará el grupo Configurar página, donde puede ver los comandos más importantes para que su hoja de cálculo adquiera un mejor aspecto. Conozcamos cómo usar estos comandos.

Vista de diseño: Antes decomenzar a preparar nuestra hoja de cálculo para la impresión, debemos ir a la ficha Vista y al grupo Vistas de libro, aquí debemos hacer clic en el comando Diseño de página. De esta forma vamos a poder ir viendo los cambios que hagamos para la impresión y podremos decidir si mantenemos los cambios o modificamos alguno.

Márgenes: Comencemos a establecer los márgenes de la página. En el grupoConfigurar página, haga clic en el comando Márgenes y verá que puede seleccionar uno de los márgenes predefinidos por Excel o crear uno propio. Haga clic en Normal. A simple vista no sucede nada, pero esto es porque estamos estableciendo los márgenes que se verán en el papel cuando imprimamos la página.

Orientación de la página: Recuerde siempre elegir la orientación en la que quiere imprimir lapágina. Si, como ocurre en el ejercicio, tiene gran cantidad de datos que se extienden a lo ancho, imprima su hoja en horizontal para no dividir las columnas de datos en muchas hojas. No servirá de nada imprimir una hoja, si no puede ver los datos con claridad. Haga clic en el comando Orientación y seleccione Horizontal. Puede comprobar que ahora caben más columnas en una sola hoja.

Tamaño de papel:Dependiendo de la cantidad de datos y de la extensión de la hoja de cálculo, debemos utilizar un tamaño de papel determinado para la impresión de datos. ¡Ojo! No todas las impresoras admiten cualquier tamaño de papel. Para que Excel conozca el tamaño de papel que va a utilizar y pueda ajustarse al espacio del que dispone, haga clic en el Comando Tamaño y verá el listado de tamaños que permite suimpresora. Como nuestra tabla contiene muchos datos, seleccione el tamaño A3.

Los saltos de página: Si selecciona el comando Salto de página y hace clic en Insertar salto de página, Excel incluirá un salto de página encima y a la izquierda del área seleccionada. Esta opción es útil cuando, al imprimir, queremos que los datos de la hoja de cálculo aparezcan divididos en hojas de una determinadamanera. Podrá quitar un salto de página desde este mismo comando si hace clic en Quitar salto de página. Más adelante veremos cómo ajustar mejor un salto de página.

Encabezado y pie de página (I): Paula quiere incluir, en las hojas que va a imprimir, unos datos que identifiquen a Todo Envío e indiquen al auditor qué datos está evaluando. Vamos a utilizar el encabezado y pié de página para conseguirel propósito de Paula. En la parte superior de la hoja de cálculo se encuentra el texto Haga clic para agregar encabezado. Haga clic sobre él y automáticamente aparecerán en la Cinta de opciones las Herramientas para encabezado y pié de página.

Encabezado y pie de página (II): Los comandos de las Herramientas para encabezados y pies de página contienen una serie de encabezados y pies de página...