Cursogramas

Guía para el diseño de cursogramas
La representación gráfica del proceso o procedimiento es un instrumento que sirve de guía a la ejecución en forma ordenada y lógica de la secuencia del trabajo. El diagrama facilita el conocimiento del proceso que se describe, a través de las actividades, los documentos producidos y las áreas administrativas y el personal intervinientes en el proceso. Por ello,es una herramienta para el análisis, diseño, mejoramiento y control de los procesos. Representación gráfica Constituye una analogía de los procedimientos administrativos dibujados mediante convenciones preestablecidas. La representación gráfica más precisa y también la más difundida son los cursogramas. Los cursogramas sirven para la visualización global y esquemática del flujo de tareasoperativas y administrativas y son recomendables para registrar secuencias de tareas vinculadas con las unidades involucradas. Mediante la observación de los cursogramas, es posible establecer la adecuada secuencia del proceso principal y de todas sus ramificaciones. Permite seguir con sencillez el flujo del procedimiento y detectar omisiones, superposiciones y reiteraciones. En el gráfico producido sepueden mostrar con claridad: La naturaleza de los procesos. Los sectores, personas o equipos que actúan como decisores, operadores y emisores/receptores de información. Los procesos a que son sometidos los datos, incluyendo no sólo las operaciones típicas tales como la clasificación, sino también las de captación, registración, transmisión, control y conservación de datos. Los soportes físicos de lainformación.

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Fortalezas de la representación gráfica. En este marco, es importante destacar que los cursogramas resultan de suma utilidad tanto en la etapa de relevamiento de los procedimientos, como en la etapa de análisis de los mismos, por los siguientes motivos: • Etapa de relevamiento: en esta etapa, la ejecución del cursograma resulta de suma importancia para establecer lacontinuidad de los procedimientos, las incoherencias de la información recabada y las omisiones de datos que el personal consultado, por diferentes razones, puede haber realizado. En todos los casos, al desarrollar el cursograma es posible que, concatenando los procedimientos e integrando las informaciones recibidas de diversas fuentes, sea factible localizar los errores de relevamiento. Etapa de análisis:La lectura del cursograma pone clara y rápidamente de manifiesto errores de: Control interno: tales como controles necesarios que no se efectúan, controles innecesarios, incumplimiento de las normas básicas de auditoría.

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Asignación de funciones: tales como casos de superposición de funciones en distintas unidades, incompatibilidad de funciones asignadas a una misma unidad,incapacidad funcional de alguna actividad en determinado sector, etc. Instrumentación: tales como sectores que son informados en redundancia, duplicación de tareas, archivos innecesarios, exceso de copias de formularios, errores de circuitos, etc.

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Debilidades de la representación gráfica. Resulta de suma importancia tener en claro aquellos aspectos del proceso o del procedimiento que el cursogramano muestra. El conocimiento de las limitaciones es fundamental para que el analista pueda mejorar el proceso incorporando nuevas técnicas o herramientas. En tal sentido, debemos destacar: a) De la observación del cursograma no podemos inferir el tiempo demorado en efectuar las operaciones, la rutina horaria de transferencia de datos, el tiempo de demora de un trabajo desde el comienzo a suconclusión. b) En el gráfico no aparecen la cantidad de veces que se repite la operación unitaria cuyo flujo de procedimiento se desarrolla. Lo que habitualmente se conoce como “carga de trabajo”, es decir, si el procedimiento se cumple sobre una, diez o cian operaciones en un período de tiempo determinado no aparece indicado en el cursograma. c) No se establecen las relaciones de jerarquía entre...