Cómo Mantener Un Buen Control De Archivos

 

Los documentos son esenciales para que cualquier empresa pueda funcionar eficientemente. Es importante tener los datos al día para poder manejar los mismos y tomar mejores decisiones. La tecnología ayuda grandemente en el proceso de creación, archivo, recuperación, mantenimiento y distribución de los documentos.
La información es un recurso vital para las empresas. Esta se compone de datosnuméricos, alfabéticos o de símbolos, los cuales son organizados en cierta forma. Depende de nosotros establecer sistemas para poder obtener la información en el momento en que nos la soliciten, ya que ésta nos ayuda en la fase de planificación, organización, dirección y control.

Cómo podemos tener control y acceso de los documentos?
  | * Para tener un buen control y acceso de los documentosdebemos conocer bien el sistema de clasificación que estamos utilizando. * Antes de establecer un nuevo sistema debemos evaluar el existente mediante un estudio de viabilidad o necesidades. * Podemos utilizar tanto un sistema manual como un sistema computadorizado. * Si utilizamos un sistema manual debemos establecer un plan sistemático para la transferencia de los documentos, definir losdocumentos activos, semiactivos e inactivos. * Mantener un buen registro sobre el Archivo Histórico del negocio o empresa. * Para los documentos inactivos se deben estudiar los diferentes sistemas de almacenamiento que resulten en un bajo costo. * Es importante tener conocimiento sobre las leyes que regulan la información personal y la conservación de documentos. * Establecer unsistema de cargo, para que así se sepa en todo momento qué persona tiene el documento o expediente prestado. * Establecer sistemas para la disposición de los documentos de acuerdo a su importancia y periodo de retención. * Establecer sistemas de seguridad para los documentos archivados en medios electrónicos. * Mantenernos al día con los nuevos sistemas como son la digitalización de documentos yla microfilmación |
Existen diferentes sistemas de clasificación manuales los cuales podemos utilizar: Alfabético: por Nombre, Asunto o Localización Geográfica; Numérico: en Serie, Dúplex y Decimal; Alfanumérico: por Asunto y Fonético; el sistema Cronológico y el sistema de clasificación uniforme.
Si utilizamos sistemas automatizados para archivar la información, éstos nos ofrecen poder localizarel documento en una forma más rápida y desde cualquier lugar de origen, sea en la empresa o fuera de ésta mediante una computadora, al eliminar el alquiler de Centros de Documentos para material inactivo, se logra mayor productividad y una reducción en los costos a largo plazo.
Existen empresas que se dedican a utilizar programas de códigos de barra para indexar los documentos microfilmados,reduciendo la posibilidad de errores. Existen métodos automatizados para tener un mejor control y acceso de los documentos. Cada día recibimos más información mediante medios electrónicos como son los "e-mails". Los mensajes electrónicos o "e-mails" son utilizados diariamente para intercambio de información. Estos mensajes pueden contener texto, datos, gráficos, mensajes de voz y vídeo.
Los cambios enlos sistemas computadorizados también impactaron los sistemas de micrografía, integrando la tecnología de las computadoras con la tecnología para la microfilmación.
Algunos de estos sistemas son:
Filmación de egresos o de datos de salida de computadora
COM- Computer Output Microfilm, este proceso filma de la computadora la información, sin tener la necesidad de imprimirla en papel. Este sistemanos permite reducir el papel, el costo de la microficha es menor y economiza espacio en la conservación de documentos.
Recuperación de Información con ayuda de la computadora
CAR-Computer Assisted Retrieval
Prepara un índice computadorizado del contenido de cada rollo y la localización exacta de cada imagen. Cuando se quiere consultar algún documento en el índice computadorizado, se obtiene...